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営業職のAI活用は、業務ごとにAIへ依頼する作業と人が判断・承認する事項を分けて整理します。分担表を使い、営業マネージャーと担当者が確認する内容を明確にします。
営業職でAIを使うとき、どの作業を依頼し、何を人が判断・承認するかを業務ごとに整理しましょう。入力する資料と出力の確認担当も合わせて考え、任せる範囲を具体的にします。
顧客調査、商談準備、提案資料、商談後のフォロー、案件管理では、扱う資料も確認する内容も異なります。営業マネージャーとして、担当者の作業と自社の承認権限を踏まえ、どの作業をAIに任せ、誰が内容を確定するかで迷っていませんか。
本文の分担表と記入例に書き出すのは、AIへの依頼、人の判断、確認担当です。入力条件と担当者がそろう作業を選び、試行後に修正箇所と確認時間を振り返る進め方まで整理します。
営業職のAI活用を業務内容と判断業務に分ける
営業職でAIを活用する際は、仕事を業務単位に分け、依頼する作業と人が承認する内容を対応させます。顧客調査や提案の下書きだけでなく、入力する資料と確認担当まで決めてから、自社で試す範囲を選びましょう。
AIに任せる作業と人が承認する内容を分ける
営業職のAI活用は、業務ごとにAIへ依頼する作業と、人が判断・承認する事項を分けて整理します。要約や下書きを依頼する際も、顧客に伝える内容や案件記録を確定する担当者を決めておきます。
「提案資料を作る」という業務に含まれるのは、材料の収集、説明順の検討、価格の決定、顧客への提示といった作業です。業務名だけで任せる範囲を決めず、どの作業の候補をAIに出してもらうかを具体化しましょう。
AIに下書きを依頼することと、その内容を顧客への約束として採用することは、別々に扱います。提案の文章を整える段階では候補として残し、価格や納期などは自社の承認手続きを経て確定する運用を考えます。
承認する人は、必ずしも営業マネージャーとは限りません。担当者が判断できる事項と、他部門や上長の承認が必要な事項を自社の権限に沿って分け、その境界を分担表に記入します。
分担表に業務内容と確認担当を記載する
分担表には、業務、入力資料、AIへの依頼、人の判断、確認担当を同じ行に記入します。製品名を選ぶ前に、担当者が日々行う仕事と、出力後に残る確認作業を対応させるための表として使いましょう。
業務欄は「営業活動」のように広くまとめず、「商談前の企業情報整理」「商談後のメール下書き」など、着手する場面が分かる名前にします。入力資料欄には資料名や版を記載し、確認担当が同じ原資料を参照できるようにします。
AIへの依頼欄に書くのは、要約、説明文の候補作成、未確認事項の整理など、求める作業です。人の判断欄には、採用する情報や顧客への提示条件を記入し、確認担当欄には担当者名または担当する役割を置きます。
| 業務 | 入力資料 | AIへの依頼 | 人の判断 | 確認担当 |
|---|---|---|---|---|
| 自社の業務名を記入します | ||||
| 記入するのは自社の業務名です | ||||
| 自社の業務名を記入します |
確認担当が決まらない欄は、空欄のまま関係者と共有し、誰に確認するかを先に相談します。表が埋まっただけで実行に移さず、資料と担当者がそろった行から具体的な依頼内容を検討しましょう。
顧客調査から案件管理までAIに依頼できる業務
電話以外の営業業務では、顧客調査、提案資料、商談後のフォロー、案件記録を分けて依頼内容を考えます。下表は分担表の記入例です。自社で利用する資料や承認権限に合わせて書き換え、試す作業の範囲を決めましょう。
| 業務 | 入力資料 | AIへの依頼 | 人の判断 | 確認担当 |
|---|---|---|---|---|
| 顧客調査・商談準備 | 利用を認められた公開企業資料 | 企業情報の要約候補と確認質問を整理します | 原文との一致を確認し、商談で尋ねる質問を選びます | 商談を担当する営業担当者 |
| 提案資料の準備 | 承認済みの自社説明資料と確認済みの顧客要件 | 作成するのは構成と説明文の候補です | 提案内容を選び、価格・納期・対応範囲を承認します | 提案担当者と条件ごとの承認者 |
| 商談後のフォロー | 確認済みの商談メモ | メールの下書きと次回確認事項を整理します | 合意事項、宛先、添付、期限を確認してから送信する運用です | 送信を担当する営業担当者 |
| 案件記録の整理 | 案件メモと自社の更新基準 | 次の行動、期限、未確認事項の候補を整理します | 確定情報を選び、更新基準に沿って記録します | 案件の更新権限を持つ担当者 |
同じ下書きの依頼でも、顧客調査では原文との一致、提案資料では価格や納期の承認など、確認する事項が異なります。自社で使える資料と、その事項を判断できる担当者がそろう業務を試行候補にしましょう。
顧客調査と商談準備の情報を整理する
顧客調査の依頼では、参照する企業資料の指定と、要約する項目・商談で確認したい問いの区別が必要です。パーソルの『営業におけるAI活用例10選』では、企業情報の要約や、営業戦略のアイデアについてメリットや懸念点を検討する使い方が紹介されています。[1]
依頼文の記入例は、「指定した企業資料から事業内容と重点施策を整理し、根拠となる箇所を添えてください」です。利用を認められた資料だけを指定し、記載が見当たらない項目は不明として残すように依頼します。
資料の内容から考えた顧客課題は、商談で確かめる仮説です。重点施策に関する記述があっても、その企業が自社の商品を必要としているとは確定せず、営業担当者が質問の候補を選びます。
確認担当は、要約を原文と見比べ、資料の日付や対象事業、未確認の項目を確かめます。商談準備を終える際は、資料で確認した事実と顧客に尋ねる内容を分け、提案の材料として使う情報を選びましょう。
参考：営業におけるAI活用例10選｜実際の活用シーンと合わせて解説｜パーソル
原資料を指定して提案資料の下書きを作る
提案資料の下書きは、承認済みの自社説明資料と、顧客に確認した要件を材料にして依頼します。パーソルの「営業におけるAI活用例10選」では、提案資料の作成も営業での活用例として紹介されています。[2]
分担表に書く依頼の例は、「確認済みの要件に沿って、課題、提案内容、確認事項の順に構成案を作る」です。自社資料のどの説明を使うかも指定し、資料にない機能や提供範囲を補う依頼にしないようにします。
価格、納期、対応範囲は、文章の候補とは別に承認対象として整理します。まだ確認していない条件は社内検討用の欄に残し、顧客に提示する文章へ確定情報として入れない運用を決めましょう。
営業担当者は、下書きが顧客の要件に答えているかを確かめ、条件ごとの承認者へ確認を回します。見た目が整った資料でも承認の代わりにはせず、顧客へ提示する版と社内で検討する版を分けて管理します。
参考：営業におけるAI活用例10選｜実際の活用シーンと合わせて解説｜パーソル
商談後のフォロー文を送信前に確認する
商談後のメールは、確認済みの商談メモを指定し、合意事項と次回確認事項を分けて下書きを依頼する形です。パーソルの「営業におけるAI活用例10選」では、文書作成やメールの下書きも活用例として紹介されています。[3]
依頼内容は、「合意した対応と期限を整理し、未確認の点は質問として残す」など、商談メモの内容に限定します。入力前のメモでも確認するのは、営業側が提案しただけの期限を、顧客も了承した期限として書いていないかです。
送信担当者は、下書きの合意事項に加え、宛先、添付資料、次の期限を確かめます。文章の表現を直す担当と送信する担当が異なる場合は、誰の確認を経た版かを分かるように残しましょう。
メモから合意の有無を判断できない場合は、該当箇所を確定せず、担当者や顧客への確認事項として扱います。送信した内容のうち案件記録に反映する事項も選び、メールの下書きと記録の更新を別々に確認します。
参考：営業におけるAI活用例10選｜実際の活用シーンと合わせて解説｜パーソル
案件管理で更新候補と確定情報を区別する
案件管理で区別するのは、案件メモから整理する候補と、担当者が記録へ反映する確定情報です。AIへの依頼は、次の行動、期限、未確認事項の候補整理として記入し、更新する内容は自社の基準で判断しましょう。
「顧客が関心を示した」というメモだけで、案件段階や優先順位を変更する運用にはしません。更新に必要な確認事項を自社の基準と見比べ、不足する情報は次回の商談や社内確認で確かめる項目に置きます。
更新候補には根拠となるメモを添え、記録を変更する権限がある担当者が採用する内容を決めます。候補の整理と案件管理システムへの反映は別の作業として分担表に記入し、担当者が確認した内容だけを自社の更新手順に沿って反映しましょう。
次の行動が確定していない案件では、推測を確定欄へ移さず、確認する人と期限を整理します。電話業務も検討対象に含める場合は、営業電話でAIを活用する際の導入前の確認点を参照し、業務ごとに人が担う判断を確かめましょう。
営業AI・営業DX 営業電話にAIを活用するには？｜業務の選び方と導入前の確認点
顧客の課題は営業担当者が確認し、提案条件は権限者が承認する
人が担う仕事は、出力の誤記を直すことだけではありません。顧客の課題を本人に確認し、提案条件を承認し、送信や案件更新を判断する役割も分担表に記入します。営業担当者と承認者の担当範囲は、自社の権限に沿って決めましょう。
顧客の課題を本人に確認して整理する
顧客理解では、顧客が述べた事実、営業側の解釈、まだ確認していない仮説を分けて記録します。AIが整理した候補を採用する前に、本人へ何を尋ね、どの回答を確認するかを営業担当者が決めます。
説明用の記入例は、顧客が「担当者によって提案内容が違う」と述べた場面です。この発言と、営業側が考えた「共有資料が不足している」という解釈は分け、資料の不足は未確認の仮説として記入します。
確認質問には、「どの提案内容に違いがありますか」「違いによって、どの仕事に支障が出ていますか」などを候補として置きます。回答を誘導するために仮説を言い切らず、顧客自身の説明を聞いてから課題を整理しましょう。
顧客が確認していない仮説は、提案の前提として確定しません。担当者が質問と回答を記録し、提案に使う課題を選んだうえで、その課題に対して約束する条件の承認へ進みます。
提案条件と送信・更新の承認者を定める
提案条件の承認と、メール送信や案件記録の更新は、確認する事項ごとに担当を定めます。営業担当者が内容を整理する役割と、条件を決定する権限を分け、自社の規程に沿って承認者を記入しましょう。
価格、納期、契約条件を同じ人が承認するとは限りません。分担表を確認する際は、条件ごとに必要な材料をそろえ、誰が判断するか不明な項目を関係部門へ確認します。
下表は、承認する事項を整理するための記入例です。役職名を一律に指定せず、自社で権限を持つ人や役割へ書き換え、未確認のまま進めないための対応も併せて決めます。
| 判断事項 | 確認材料 | 承認者・確認担当 | 未確認時の対応 |
|---|---|---|---|
| 価格・値引き条件 | 承認済みの価格情報と今回の提示条件 | 自社で価格の承認権限を持つ人を記入します | 提示価格を確定する前に必要なのは、承認の確認です |
| 納期・対応範囲 | 顧客要件と社内の対応可否 | 納期・対応範囲を承認する役割を記入します | 顧客への約束を保留します |
| 契約条件 | 提案する条件と確認済みの契約資料 | 記入するのは、自社の手続きで定めた承認者です | 条件の確定を保留します |
| 外部送信 | 送信文、宛先、添付、合意事項 | 送信前の確認担当を記入します | 確認が終わるまで、送信は保留です |
| 案件記録の更新 | 更新候補の根拠と自社の更新基準 | 更新権限を持つ担当者を記入します | 候補として残し、確定欄を変更しません |
承認者が決まらない項目は、下書きに残したまま確認を進め、顧客への提示や記録の確定を保留します。確認経路を決めた後は、そもそもどの資料をAIへ入力してよいかを整理し、担当者が出力と見比べられる材料から試しましょう。
入力資料の選定とAI出力の確認担当を決める
最初の試行では、利用条件が確認できる資料を選び、出力を原資料と見比べる担当者を決めます。資料の扱いと確認作業を先に整理し、入力可否が不明な情報や、担当者が確認できない出力は保留する運用を考えましょう。
利用条件を確認した資料を使って試す
入力する資料は、自社のルールと利用するサービスの現行条件を確認してから選びます。公開資料を使う場合も、公開されているという理由だけで入力可と決めず、資料の扱いを確認する手順を設けましょう。
情報管理担当者など自社の確認先へ、資料名、含まれる情報、使用するサービス、依頼する作業を伝えます。下表の欄を使い、入力してよい資料と、確認が必要な資料を区別して記録します。
| 資料名 | 利用条件の確認先 | 入力可否 | 出力確認者 |
|---|---|---|---|
| 記入するのは候補となる資料です | |||
| 候補となる資料を記入します |
利用条件が不明な資料は、確認が終わるまで入力を保留します。試せる作業の範囲を決める前に必要なのは、入力する情報と利用条件の確認です。資料名だけを別の表記に変えて進めることはしません。
AIの出力を原資料と照らして修正する
出力確認者は、文章の読みやすさに加え、原資料にない記述や条件の誤記、合意と推測の混同を確認します。資料を知る人が確認するだけで済ませず、どの原文と見比べるかを依頼時に指定しましょう。
確認事項には、資料に書かれていない内容、価格や期限の違い、顧客の発言と営業側の解釈が混ざった箇所を置きます。修正した箇所は依頼内容と併せて記録し、確認できない内容をそのまま顧客向けに使わない運用を決めます。
試行記録に残すのは、原資料と見比べて確認を終えた範囲です。次回も同じ担当者が確認するかを検討します。FAZOMの導入を具体的に検討する場合は、FAZOMの導入ガイドで提供条件も確認し、自社で担う確認作業と合わせて試す範囲を整理しましょう。
分担表を使って最初に試す業務を選ぶ
最初に試す業務は、入力条件、依頼の範囲、確認担当、承認事項がそろうものから選びます。試行後は修正箇所と確認時間を記録し、依頼文を直すか、範囲を限定して続けるか、準備が整うまで見送るかを判断しましょう。
入力条件と担当者がそろう業務を選ぶ
分担表の各行を見て、使う資料を確認でき、依頼する作業が明確で、出力を原資料と見比べる担当者が決まる業務を候補にします。複数の業務を一度に任せる前に、どこまで試して何を人が確認するかを区切ります。
試す前の確認項目は、次のとおりです。資料や担当者が未定の項目は、試行中に誰かが対応する前提で進めず、確認先と決める内容を整理しましょう。
- 入力する資料と利用条件が確認済みかを確かめます。
- AIへ依頼する作業の範囲を具体的に記入します。
- AIの出力を原資料と見比べる担当者を決めます。
- 顧客への提示、送信、案件更新に必要な承認を確認します。
分担表の記入例として、公開企業資料の要約候補を営業担当者が原文と見比べる作業を置きます。商談質問の候補も整理する場合に人の判断欄へ残すのは、質問を選ぶ人と、顧客本人へ確認する内容です。
| 業務 | 入力資料 | AIへの依頼 | 人の判断 | 確認担当 |
|---|---|---|---|---|
| 商談前の企業情報整理 | 利用条件を確認した公開企業資料を指定します | 要約候補と商談質問の候補を、根拠箇所とともに整理します | 営業担当者が要約を原文と見比べ、商談で尋ねる質問を選びます。顧客課題は本人へ確認します | 原資料を確認する営業担当者を記入します |
この行から試す場合も、企業情報の整理と、顧客課題を確定する判断は別です。人の承認が必要な作業は承認を省かず、試行後に修正内容と確認にかかった時間を振り返ります。
修正箇所と確認時間を記録して運用を見直す
試行後は、業務名、利用資料、依頼内容、確認者、修正箇所、確認時間、次回続ける範囲を記録します。完成した文章だけを残すのではなく、どの材料から何を依頼し、人がどこを直したかを対応させましょう。
修正箇所は、「手直しが多かった」で終わらせず、原資料にない記述、条件の誤記、確認事項の抜けなど、直した内容を記入します。確認時間は実際に記録した値を使い、測っていない時間は未記録として残します。
| 試行記録の項目 | 記入欄 |
|---|---|
| 業務名 | |
| 利用資料 | |
| 依頼内容 | |
| 確認者 | |
| 修正箇所 | |
| 確認時間 | |
| 次回続ける範囲 |
記録を見直す際の選択肢は、依頼文の修正、範囲を限定した継続、資料や担当が整うまでの見送りです。修正が生じた理由を依頼内容と原資料に戻って確認し、どの選択をするか営業マネージャーと担当者で決めます。
未記録の時間や結果をゼロで埋めず、判断に足りない情報は次回の確認項目に残します。分担表には見直した依頼範囲と確認担当を反映し、続ける業務と保留する業務を選びましょう。
まとめ：営業業務ごとのAI活用と人の担当を整理する
営業職のAI活用は、業務ごとに依頼する作業と人が判断・承認する事項を対応させるところから始めましょう。顧客調査から案件管理まで、入力資料、AIへの依頼、人の判断、確認担当を分担表に記入します。顧客課題の確認、提案条件の承認、送信、案件更新は、自社の権限に沿って担当を定めます。
最初に試すのは、資料の利用条件と依頼範囲、確認担当がそろう作業です。条件が未定なら確認を先に進め、試行後は修正箇所と確認に要した時間を記録しましょう。その記録をもとに依頼文や担当を見直し、続ける範囲や見送る作業を判断します。
まずは分担表に、自社で試す業務と確認担当を書き込みましょう。分担表と併せて導入前の確認を進めたい方は、以下の「営業AIを成果につなげる導入前チェックガイド」をご覧ください。
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