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商談管理は、案件ごとの進捗と次の行動を同じ表で確認できれば、エクセルで始められます。まずは案件一覧を作り、商談段階の判断基準、更新する人とタイミングをそろえましょう。この記事では、入力項目と表の作り方、会議での確認手順、運用で起こりやすい失敗を解説します。エクセルを使い続けるか、専用ツールへ移るかを自社で判断するための比較表も掲載します。
商談管理はエクセルでできる。最初に管理する目的を決める
エクセルで商談を管理する際は、案件ごとに、誰が担当しているか、どこまで話が進んだか、次に何をするかを確認できる表を作ります。受注見込みを集計したい場合は、見込金額と受注予定日も必要です。表を作る前に、営業会議や日々の確認で何を決めたいのかを整理すると、入力項目を選びやすくなります。
たとえば、対応漏れを減らしたいなら次回行動と期限、売上見込みを確かめたいなら見込金額と受注予定日、マネージャーが支援する案件を見つけたいなら顧客側の課題と未確認事項が必要です。目的が違えば、同じ商談管理表でも重点を置く欄は変わります。
顧客管理・商談管理・活動記録を分けて考える
顧客管理は、会社や担当者との関係を管理するものです。商談管理は、個々の提案や契約の進み具合を管理します。活動記録は、訪問、電話、メールなど、顧客とどのようなやり取りをしたかを残すものです。
同じ顧客でも、対象部署や提案内容が違えば、別の商談として進む場合があります。反対に、同じ商談で何度も打ち合わせをしていても、そのたびに案件を増やすと、商談件数や見込金額が重複します。最初に、どこまでを同じ案件として扱うかを決めておきましょう。
| 管理するもの | 表の単位 | 主に確認すること |
|---|---|---|
| 顧客情報 | 会社・部署・担当者 | 連絡先、取引関係、担当する営業 |
| 商談情報 | 提案・契約ごとの案件 | 進捗、見込金額、受注予定、次回行動 |
| 活動記録 | 打ち合わせや連絡などのやり取り | 実施日、確認できた事実、顧客の反応 |
最初からすべてを別々の表に分ける必要はありません。ただし、商談一覧の同じ行に長い活動記録を追記し続けると、現在の状況が読み取りにくくなります。案件一覧には最新の状況を残し、詳しい履歴は案件を識別する番号で関連づける方法が考えられます。
エクセルが向いているかは、人数だけで判断しない
エクセルが適しているのは、入力項目や集計方法を自社で調整しながら、関係者が共通のルールで更新できる場合です。営業担当者が少なくても、編集できる範囲を細かく分けたい、過去の変更を厳密に追いたいといった要件があれば、運用が難しくなることがあります。
一方、担当者が複数いても、管理する案件の範囲が明確で、更新と共有の方法がそろっていれば、エクセルを使う余地があります。人数や案件数だけで線を引くより、必要な情報を安全に共有できるか、会議までに正しい状態へ更新できるかを確認してください。
営業全体の管理表から整理したい場合は、営業管理ツールを無料のエクセルで作るには？｜シートの分け方と入力項目・共有ルールもあわせて確認できます。
商談管理表の入力項目は、次の行動を決めるために選ぶ
商談管理表には、案件を区別する情報、進み具合を判断する情報、次の対応を決める情報を用意します。入力できる情報をすべて集めるよりも、その欄を誰が何の判断に使うかを説明できる状態にすることが大切です。
案件一覧に用意する基本項目
次の表をたたき台に、自社の営業会議で使う項目を選んでください。すべての欄を初回から埋める必要はありません。顧客に確認する前の情報まで入力を求めると、推測が事実のように残りやすくなります。
| 入力項目 | 記録する内容 | 入力時にそろえること |
|---|---|---|
| 案件番号 | 案件を区別する固定の番号 | 並べ替えても番号を変えず、重複させない |
| 顧客名・案件名 | 会社名と提案内容が分かる名称 | 同じ顧客の別案件を区別できる名前にする |
| 営業担当者 | 案件の更新と対応を担う人 | 共同担当でも主担当を決める |
| 商談段階 | 課題確認、提案、条件確認などの進捗 | 段階を進める条件を共通にする |
| 顧客の課題・検討目的 | 顧客が解決したいこと、検討を始めた理由 | 顧客に確認できた内容と営業の推測を分ける |
| 見込金額 | 現時点で想定する契約金額 | 税込・税抜、月額・総額などの基準をそろえる |
| 受注予定日 | 契約が成立すると見込む日付 | 顧客に確認した予定か、自社の見立てかを分ける |
| 判断に残る事項 | 予算、関係部署の確認、契約条件など | まだ確認できていないことを具体的に書く |
| 最終接点日 | 顧客と最後にやり取りした日 | 社内で表を編集した日とは分ける |
| 次回行動・期限 | 誰が、何を、いつまでにするか | 顧客の返答待ちでも、自社が確認する期限を決める |
| 最終更新日 | 案件情報を確認・更新した日 | 更新しただけで進捗があったと扱わない |
| 受注・失注・保留の情報 | 結果、確定日、理由、再確認する条件 | 結果が出た案件も履歴として残す |
見込金額が未定なら、未定と分かる扱いにします。金額欄に数値と文字を混在させるより、金額の確認状況を別の欄で管理した方が集計しやすくなります。未確認の金額を集計対象から外す場合も、その案件が何件あるかを確認できるようにしてください。
商談段階は、実施した作業だけで決めない
提案書を送ったことと、顧客が提案を検討していることは同じではありません。提案書送付済みという記録だけでは、顧客が何を判断しようとしているのか、誰の確認が必要なのかが分からない場合があります。
段階の名称に加えて、その段階に置く条件を決めましょう。自社の営業手順に合わせて、顧客側の検討状況を確かめられる条件にすると、担当者ごとの判断の差を小さくできます。
| 商談段階の例 | その段階に置く条件の例 | 次に確認すること |
|---|---|---|
| 課題確認 | 顧客の困りごとや検討目的を確認している | 解決したい内容と提案対象が合っているか |
| 提案検討 | 提案内容について、顧客が検討する事項を確認できている | 判断する人、比較する条件、検討の進め方 |
| 条件確認 | 契約に向けて調整する条件が具体化している | 未合意の条件と、その確認を担う人 |
| 受注 | 自社で定めた受注の証拠が確認できている | 引き継ぎ先と、開始に向けて残る対応 |
受注を契約締結時点とするのか、注文書の受領時点とするのかは、事業や社内の基準に合わせて決めます。営業担当者ごとに受注の判断が違うと、商談一覧と売上報告の数字を照合する際に説明が必要になります。
自由記述欄は、事実と見立てを分ける
感触がよい、前向き、もう少しといった言葉だけでは、他の人が支援の要否を判断しにくくなります。顧客が何を確認し、何が未解決なのかを書き、そのうえで担当者の見立てを添えます。
たとえば記入例として、関係部署の確認待ちという状況なら、確認する部署と論点、返答予定が分かっているかを記録します。返答予定を聞いていない場合は未確認とし、次の行動に確認作業を置きます。これは顧客事例ではなく、記録の仕方の例です。
また、顧客の個人情報や商談の詳細を必要以上に転記しないようにします。会議で判断するために必要な要点と、詳細を保管する場所を分け、閲覧する人の範囲に合わせて管理してください。
エクセルの商談管理表を作る手順
表は、案件一覧、入力ルール、集計の役割を分けて作ると管理しやすくなります。見た目を整える前に、案件を重複なく記録できるか、入力した内容を正しく絞り込めるかを確認しましょう。
案件一覧は、案件ごとに行を分ける
案件一覧は、列を入力項目、行を案件として作ります。同じ案件の打ち合わせ履歴を別々の行に並べる場合は、案件一覧とは別の活動記録にします。見込金額の合計に、打ち合わせの回数分だけ同じ金額が入ることを防ぐためです。
担当者ごと、月ごとに案件一覧を分ける方法は、担当者が自分の情報を見つけやすい一方で、全体をまとめる手間が生じます。部署全体で同じ情報を扱える場合は、共通の一覧を作り、担当者や受注予定日で絞り込む形から検討してください。
案件番号は行番号と切り離します。並べ替えや行の挿入で番号が変わると、活動記録や見積書との対応が崩れるためです。番号を発行する人と方法を決め、同じ案件に別の番号を付けないようにします。
テーブル化して、日付・金額・選択肢の形式をそろえる
案件一覧をエクセルのテーブルとして設定すると、見出しでの絞り込みや、行を追加する運用を組み立てやすくなります。見出しは項目ごとに設け、データの途中に小計行や結合セルを置かない形にします。
日付は日付として、金額は数値として入力します。受注予定日の欄に来月ごろ、調整中などの文字が混ざると、期間による集計が難しくなります。予定日をまだ決められない場合は、日付欄を空欄にし、別の確認状況欄で理由を分かるようにします。
担当者名、商談段階、結果など、表記を統一したい項目には、入力規則による選択式の入力を使う方法があります。選択肢を管理する一覧と、その意味を説明する入力ルールを用意してください。
- 担当者名は表記を統一し、担当変更後の扱いも決める。
- 商談段階は名称だけでなく、その段階に置く条件を記載する。
- 日付欄は入力形式を統一し、未確認の状態を区別できるようにする。
- 数式や集計を置いた欄と、担当者が入力する欄を見分けられるようにする。
色だけで入力場所を示すと、色の意味が伝わらないことがあります。見出しや説明文にも入力対象を記載しましょう。数式欄の保護は誤編集を防ぐ補助になりますが、閲覧権限や機密情報の管理とは分けて考える必要があります。
集計は、何を含めるかを先に決める
集計表には、担当者別・商談段階別の案件件数、受注予定期間別の見込金額、期限を過ぎた次回行動などを用意します。ピボットテーブルを使う場合は、集計の行と列に何を置くかだけでなく、受注済み・失注・保留をどこまで含めるかも決めてください。
見込金額の単純合計は、受注予定額の確定値ではありません。検討の早い案件と、条件確認まで進んだ案件が混在している場合は、商談段階別に分けて見る方が、金額の背景を説明しやすくなります。
確度を掛けた金額を使いたい場合も、最初に確度の根拠を確認します。担当者の感覚で付けた確度を計算に使うと、数式が正しくても売上見込みの判断がそろいません。共通の基準や検証に使える実績がない間は、段階別の金額と未確認事項を分けて確認する方法が考えられます。
また、受注予定日と売上を計上する日は一致しない場合があります。商談管理表の見込金額を、そのまま会計上の売上見込みとして扱わず、予実管理で使う日付と金額の定義を照合してください。予算と実績を管理する表は、予実管理の無料エクセルテンプレート｜営業で使える項目・数式・運用手順で整理しています。
運用前に、実際の案件で入力と集計を確かめる
表ができたら、現在動いている案件を入力し、営業担当者とマネージャーで確認します。順調な案件だけでなく、金額が未定の案件、受注予定が延びた案件、失注した案件も確認対象にすると、運用上の不足を見つけやすくなります。
入力後は、案件の追加が集計に含まれるか、並べ替えても案件と担当者の対応が崩れないか、未入力が集計から見えなくなっていないかを確認します。ピボットテーブルなど更新操作が必要な集計は、誰がいつ更新するかまで決めてから使い始めてください。
更新と営業会議のルールを決め、放置案件を見つける
商談管理表は、入力しただけでは現場の対応につながりません。更新する責任者とタイミングを決め、会議で表を見ながら次の行動を確認するところまでを運用に含めます。
主担当が事実を更新し、マネージャーが判断を支援する
案件の主担当は、商談で確認できた内容、商談段階、次回行動、期限を更新します。マネージャーは、担当者の代わりにすべての欄を埋めるのではなく、判断が難しい案件や支援が必要な案件を確認します。
更新のきっかけは、商談の実施後、顧客からの回答後、提案条件の変更時など、業務の動きに合わせます。会議前にまとめて思い出して入力する運用では、途中で分かった懸念や顧客の発言が抜けることがあります。
ただし、すべての連絡を詳しく案件一覧に書くと更新負担が増えます。段階、金額、予定、判断に残る事項、次の行動に変化があったかを確認し、意思決定に関わる内容を更新する形にします。詳しいやり取りは活動記録に残してください。
営業会議は、報告の読み上げよりも確認する案件を絞る
会議では、一覧の上から全案件を読み上げるより、判断や支援が必要な案件から確認します。次のような条件で事前に絞り込むと、何を話し合うべきかを整理できます。
- 次回行動の期限が過ぎている案件。
- 受注予定日を過ぎても、結果や予定が更新されていない案件。
- 商談段階が変わらず、顧客との接点も途切れている案件。
- 金額や受注予定が変わり、その理由を確認したい案件。
- 担当者が他部署や上司の支援を必要としている案件。
期限超過だけで、案件が失注したと判断することはできません。顧客の検討が止まっているのか、顧客は動いているが表だけ未更新なのかを分けて確認します。原因によって必要な対応が違うためです。
会議を終える際は、対象案件の次回行動、担当する人、期限が表に反映されているかを確認します。相談した結果が別の議事録にしか残らないと、次の会議で案件一覧と照合する手間が生じます。
商談数の増減は、案件の中身と合わせて読む
商談数が減った場合は、新しい案件が減ったのか、受注や失注で終了した案件が増えたのか、重複を整理したのかを分けて確認します。案件を登録する条件や、保留の扱いが変わった場合も、単純に前の期間と比較すると意味を取り違える可能性があります。
同様に、商談数が増えていても、次回行動が決まっていない案件や、受注予定日だけが延び続けている案件が多ければ、売上の見通しがよくなったとは言い切れません。件数とともに、商談段階、顧客側の動き、受注・失注の結果を確認してください。
期間を比較する際は、対象部署、案件の登録条件、集計する日付をそろえます。現在の状態だけを上書きしていると、以前の会議時点の見込みを再現できません。必要な比較に合わせて、会議時点の記録や変更履歴を残す方法を決めておきましょう。
よくある失敗と、エクセルを続けるか判断する手順
エクセルの運用が苦しくなったときは、表の作り方で直せる問題と、管理方法そのものを見直す問題を分けます。専用ツールへ移しても、商談段階や更新責任が曖昧なままでは、同じ情報不足が残る場合があります。
入力欄を増やしても、確認したいことが分からない
情報が足りないたびに欄を追加すると、担当者は何を優先して書くべきか分かりにくくなります。まず、追加したい情報を使って誰が何を決めるのか、どの商談段階で確認できるのかを整理してください。
初回接点では分からない情報まで入力対象にすると、空欄を埋めるための推測が増えるおそれがあります。案件を登録する時点で必要な項目と、商談が進んでから確認する項目を分けましょう。既存の項目を見直す場合は、利用者と用途を確認し、必要な履歴の保管先も決めます。
ファイルが分かれ、どれが最新か分からなくなる
営業担当者がそれぞれ手元のファイルを更新し、会議前に管理者へ送る方法では、集約するまで全体の状況が分かりません。修正後のファイルが再送されると、どの内容を採用するかの確認も必要になります。
共通の保管場所を決め、普段更新するファイルと、過去の状態を残す保管用ファイルを区別します。同時編集を使う場合は、自社で利用する環境で対応しているか、共有相手の権限が適切かを確認してください。対応していない場合は、編集する時間や取りまとめる担当を決める必要があります。
また、非表示のシートや列に情報を置いても、閲覧制限の代わりにはなりません。担当者ごとに見せる情報を分ける必要がある場合は、ファイルを分ける影響や、専用ツールでの権限管理も含めて検討します。
受注予定日を書き換え続け、遅れの理由が残らない
予定日を翌月へ変更するだけでは、どの案件がなぜ遅れているのか分かりません。予定を変える際は、顧客に確認できた理由、残っている判断、次に確認する予定を残してください。
過去の予定と比較する必要がある場合は、元の予定日と変更後の日付、変更理由を履歴として保存します。日付を更新したことだけで案件が前進したと扱わず、顧客側で何が変わったかを確認しましょう。
管理方法は、必要な共有と履歴から比較する
エクセルで続ける場合にも、担当者が取りまとめる方法と、共有環境で更新する方法があります。専用の営業支援ツールを含め、自社の要件に照らして比較してください。費用は新たな利用料だけでなく、既存契約と集約・保守にかかる作業も含めて確認します。
| 選択肢 | 向いている場合 | 向かない場合 | 確かめる点 |
|---|---|---|---|
| エクセルを担当者が取りまとめる | 編集する人が限られ、決めたタイミングで集約できる | 更新が頻繁で、集約を待たずに全体を確認したい | 取りまとめる責任者、集約の負担、担当不在時の対応 |
| 共有環境でエクセルを更新する | 共通の一覧を見ながら、関係者が同じルールで更新できる | 案件ごとの細かな閲覧制限や、厳密な変更履歴が必要 | 同時編集の対応状況、共有権限、復元方法、誤編集への対応 |
| 専用の営業支援ツールを使う | 案件と活動履歴の関連づけ、通知、権限管理などが必要 | 管理項目や更新責任が未整理で、導入後の運用を担う人がいない | 必要機能の有無、入力負担、既存データの移行、費用と管理担当 |
専用ツールの機能は製品や契約内容によって異なります。通知や変更履歴があるという説明だけで決めず、自社で必要な操作と確認ができるかを試してください。エクセルで使っている項目が、そのまま適切な移行先の項目になるとも限りません。
自社に当てはめて決める確認手順
管理方法を選ぶ際は、現在使っている表と、実際に困った場面を並べて確認します。次の順で進めると、表を直すべきか、管理方法を変えるべきかを判断しやすくなります。
- 会議で決めたいことを確認する。対応漏れの防止、受注見込みの確認、支援する案件の選定など、目的を明確にします。目的を説明できれば、その判断に必要な項目を確認します。曖昧なら、先に会議で困っている場面を整理します。
- 実際の案件で、必要な情報がそろうか確かめる。担当者、商談段階、次回行動、期限を見て、別の人でも状況を理解できるかを確認します。不足がある場合は、欄の不足なのか、入力基準の曖昧さなのかを分けて直します。
- 更新して会議で使うまでを試す。担当者による更新、管理者による集計、会議での確認を実際に行います。情報がそろえば運用を続け、集約待ちや転記の修正が繰り返されるなら、共有方法を見直します。
- 必要な権限と履歴を確かめる。誰が何を閲覧・編集できるべきか、過去のどの状態を再現する必要があるかを決めます。エクセルの運用で満たせない要件があれば、専用ツールの比較へ進みます。
- 移行先でも同じ案件を扱って確認する。入力、検索、集計、引き継ぎを試し、現状の困りごとが解消するかを見ます。必要な履歴や項目が欠ける場合は、本格的な移行の前に移し方を見直します。
判断の基準は、表を作れるかどうかだけではありません。担当者が無理なく更新でき、管理者が内容を確かめ、会議で次の行動を決められるかまでを確認します。入力のために別の表へ転記し続けるなど、同じ情報を維持する作業が増えている場合も、見直しのきっかけになります。
管理表から課題が見つかった後は、商談での聞き方や提案の進め方を振り返る時間も必要です。FAZOMを使い、AIによる営業ロープレや商談の振り返りを継続する方法もあります。
まとめ
エクセルで商談管理を始めるなら、案件ごとの状況と次の行動が分かる一覧を作り、商談段階の基準と更新ルールをそろえましょう。案件を重複なく記録し、見込金額や受注予定日の意味を統一すると、会議で数字の背景を確認しやすくなります。
最初に取り組みたいのは、現在動いている案件を使って、次回行動と期限を他の人も理解できるか確かめることです。分からない箇所があれば、項目を増やす前に、記録する内容と確認の仕方を見直してください。
共有、集約、権限、履歴の管理が日々の負担になってきたら、専用ツールも比較対象になります。自社の案件で入力から会議までを試し、営業担当者が更新を続けられ、マネージャーが支援を決められる方法を選びましょう。
