▼ この記事の内容
アウトバウンド営業のコツは、見込み客の選定、連絡手段の使い分け、反応に応じた対応、記録に基づく改善をつなぐことです。営業マネージャーと担当者が各工程の確認事項をそろえ、相手の希望と確認できた事実に沿って次の行動を決めます。
アウトバウンド営業で、対象を選ぶ理由や連絡後の対応が担当者ごとに異なると、営業マネージャーは次に何を変えるか共有しにくくなります。接触件数だけを確認する前に、誰に何を確かめ、相手の反応をどう記録しているかをそろえる必要があります。
未接続の企業と、担当外との回答があった企業では、次に調べる内容が異なります。接触件数だけでは判断できない違いを、活動記録から確認します。
相手の希望と確認できた事実に沿って、次に行う調査や連絡、担当者と見直す行動を決めます。
見込み客の選定表、電話・メール・訪問の比較表、反応別の対応表、記録と改善の表を使って、各工程で確認する内容を整理します。チームの活動記録に当てはめながら、担当者と進め方をそろえるための確認事項を紹介します。
アウトバウンド営業は見込み客選びから改善まで一貫して設計する
アウトバウンド営業では、連絡先を増やす前に、誰に何を確認するかをそろえます。対象を選んだ理由と接触後の反応を同じ記録で追い、次に変える行動まで決めることが判断の前提になります。
見込み客の選定から接触後の改善までをつなぐ
アウトバウンド営業のコツは、対象を選ぶ理由、連絡手段、反応別の対応、記録から変える行動をつなぐことです。営業マネージャーが各工程の確認事項をそろえ、担当者が次に何をするかまで決めます。
Salesforceさんのアウトバウンド営業の解説では、営業側から見込み客へ働きかける営業手法として説明されています。[1]相手からの問い合わせを起点にする営業とは異なるため、連絡する側が、その企業や担当業務を選んだ理由を整理しておきます。
チームで進め方をそろえる際は、下表の確認事項を自社の活動記録に対応させます。選定理由が担当者の記憶にしか残っていない、返信は記録されていても次の対応が決まっていない、といった不足を工程ごとに確認します。
| 工程 | 対象 | 確認事項 | 残す記録 | 次の判断 |
|---|---|---|---|---|
| 見込み客を選びます | 候補企業と担当業務を確認します | 自社の商材がどの業務に関係するかを確認します | 選定理由と情報の確認日を残します | 連絡前の調査が足りているかを判断します |
| 連絡手段を選びます | 連絡する担当者を確認します | 相手の希望、既存接点、確認したい内容を見比べます | 選んだ手段と連絡内容を残します | 連絡条件を満たしているかを判断します |
| 反応に対応します | 接触した相手の回答を確認します | 未接続、担当外、検討時期、連絡不要の意思を区別します | 実際の反応と未確認事項を残します | 継続、追加確認、接触停止を判断します |
| 記録から改善します | 同じ対象群と期間の活動を確認します | どの工程で次の確認が決まらなかったかを調べます | 変える行動、実施担当、確認予定を残します | 変更後に何を確かめるかを決めます |
対象企業がまだ整理されていないなら、業種や担当業務と、連絡する理由の確認から始めます。すでに対象が決まっているなら接触後の記録を確認し、対応が決まっていない企業から見直します。全工程を作り直す必要はなく、自社で判断に使えていない記録を先に補います。
参考：アウトバウンド営業の解説｜Salesforceさん
見込み客の選定基準と連絡の理由を明確にする
見込み客の選定では、企業の属性と、自社の商材が関係する業務を合わせて確認します。連絡先があるという理由だけで対象に加えず、その相手に連絡する理由を説明できるかを確かめます。
業種・企業規模・担当業務から対象を絞る
対象企業を絞る際は、業種と企業規模に加えて、提案が関係する担当業務を確認します。Zohoさんのアウトバウンド営業の解説でも、対象顧客を明確にする考え方が示されています。[2]自社では、どの業務に関係する商材なのかを選定基準に加えます。
業種や規模が同じでも、提案先の担当業務が違えば、確認すべき内容も変わります。候補企業の公開情報で把握できた業務と、自社の提供範囲を見比べます。適合がまだ分からない企業は、接触件数を増やすために加える前に、調べる内容を決めます。
選定表には、確認した情報の内容と日付を残します。下表は記録する項目を整理したものです。業種・規模・担当業務が共通する対象群ごとに作成し、確認済みの情報と、相手に尋ねる必要がある内容を別欄にします。
| 対象群 | 業務の適合 | 確認した情報と日付 | 連絡理由 | 未確認の課題 | 次の確認 |
|---|---|---|---|---|---|
| 対象とする業種・企業規模・担当業務を記入します | 自社の商材が関係する業務を記入します | 公開情報の内容、掲載元、確認日を記入します | その企業や担当者へ連絡する理由を記入します | 公開情報だけでは分からない困りごとを記入します | 追加調査か、相手への確認かを決めます |
同じ対象群の企業へ連絡する場合も、連絡理由は企業ごとに確認します。情報が古い、担当業務が分からないといった不足があれば、その不足を補ってから対象に加えます。対象群の条件を満たしていることと、相手に課題があることは分けて判断します。
参考：アウトバウンド営業の解説｜Zohoさん
連絡の根拠と、まだ確認できていない課題を分ける
連絡の根拠には、公開情報や過去の接点から確認した事実を書きます。相手が何に困っているかは、本人から確認するまで未確認の課題として扱います。担当者が替わっても、事実と推測を取り違えない記録にします。
公開情報に対象業務の説明がある場合、その業務を選定理由として残します。一方、業務の説明だけから、担当者が負担を感じている、改善を急いでいるとまでは判断できません。困りごとは相手への確認事項にし、営業側の想定を相手の発言として記録しないようにします。
連絡前には、公開されている連絡先の用途や指定された連絡方法も確認します。過去に連絡不要の意思が示されていないか、別の担当者がすでに対応していないかも履歴で確かめます。連絡先の存在だけで接触を決めず、相手が示した条件を優先します。
課題を確認できていない段階では、商品説明を増やすより、どの業務について何を確かめるかを絞ります。確認事項を絞ったうえで、相手の希望や既存接点に合う連絡手段を選びます。対象を選んだ理由と連絡の目的を共有しておけば、担当者間でも同じ内容を引き継げます。
相手の状況に合わせて電話・メール・訪問を使い分ける
連絡手段は、相手の希望と、その接触で確認したい内容から選びます。複数の手段を使う場合は、前回の反応を引き継ぎ、同じ説明や確認を重ねないようにします。
相手の希望と確認事項に合わせて連絡手段を選ぶ
電話・メール・訪問は、相手の希望、既存接点、確認したい内容に合わせて選びます。電話は会話中の反応、メールは文章での情報共有、訪問は対面での説明に使い、相手が指定した連絡方法を優先します。
Zohoさんのアウトバウンド営業の解説では、電話やメールなどの接触手段が紹介されています。[3]自社で使い分ける際は、その手段で誰に届き、何を確認するのかを具体に決めます。相手の希望がまだ分からない場合は、公開された連絡条件と過去の履歴を先に確認します。
下表では、連絡前に比べる条件を整理しています。訪問なら相手の受入条件と準備負担、メールなら宛先と連絡先の用途、電話なら連絡可能な窓口を確認します。手段ごとの条件を満たしたうえで、その接触の目的に合うかを判断します。
| 手段 | 確認できること | 相手の希望 | 既存接点 | 担当者への到達 | 準備負担 | 使用条件 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 電話を使います | つながった場合に、会話中の回答や反応を確認します | 電話連絡の指定や制限を確認します | 前回の会話と未回答事項を確認します | 窓口と担当範囲を確認します | 用件と確認事項を整理します | 連絡条件と接触停止の記録を確認します |
| メールを使います | 用件を文章で共有し、返信があれば回答を確認します | メール希望と指定宛先を確認します | 過去の往復と送付済みの情報を確認します | 宛先の担当業務と連絡先の用途を確認します | 連絡理由と依頼内容を整理します | 宛先と共有する情報の範囲を確認します |
| 訪問を使います | 対面で説明し、相手の回答を確認します | 訪問の了承と受入条件を確認します | これまでの説明内容と訪問目的を確認します | 会う相手の役割と参加者を確認します | 説明する内容と移動・準備の負担を確認します | 訪問日時、場所、目的について合意を確認します |
相手がメールを希望しているなら、その希望に沿って用件を共有します。電話がつながらなかったという理由だけで、訪問まで追加する必要はありません。希望する手段が分からない場合は、まず連絡先の適合や既存接点を確認し、手段を増やす前に未確認事項を整理します。
参考：アウトバウンド営業の解説｜Zohoさん
複数の連絡手段を使うなら接触履歴を共有する
複数の手段で連絡する場合は、前回の用件、相手の反応、次に確認する内容を共有します。電話とメールの担当者が別でも、相手が同じ説明を繰り返さずに済むよう、接触前に企業単位の履歴を確認します。
履歴には、連絡日時と手段だけでなく、誰に何を伝え、相手から何が確認できたかを残します。資料を送った場合は、送付した内容と相手の希望も記録します。送付した事実だけで、相手が読んだ、検討に入ったと判断しないようにします。
次の担当者は、連絡前に、相手が指定した方法や連絡不要の記録を確認します。別の担当者が返答を待っているなら、新たに接触する必要があるかをチーム内で確かめます。未接続だけを理由に手段を追加せず、次の接触で確認する内容があるかを判断します。
メールへ引き継ぐ際は、初回連絡なのか、紹介後なのか、未返信への対応なのかを記録に基づいて区別します。文面を整える場合は、初回・紹介後・未返信などの状況に合わせた営業メールの書き方を確認し、自社の接触履歴に合う文面を選びます。
営業AI・営業DX アウトバウンド営業メールの例文｜状況別の書き方と送信前後の確認項目
接触後の反応を見て次の対応を決める
接触後は、確認できた反応と、まだ分からないことを分けて記録します。返信の有無だけで継続や終了を判断せず、担当範囲、検討時期、連絡の希望に合わせて次の対応を決めます。
未接続・担当外・検討時期未定を区別する
未接続、担当外、検討時期未定では、次に確認する内容が異なります。未接続なら相手の意向は分かりません。担当外なら担当業務を、時期未定なら今後の連絡希望と再検討する条件を確認します。
電話がつながらなかった、メールの返信がないという記録だけでは、その理由までは判断できません。開封の記録があっても、提案への関心や商談への同意とは分けて扱います。反応がない企業に対応する前に、連絡先、担当範囲、指定された連絡条件を確認します。
下表では、反応ごとに確認できる範囲と次の対応を整理しています。担当者欄には自社で対応する人を決めて記録します。次の連絡は、相手の希望や合意した条件に沿って判断し、すべての企業へ同じ回数で追客する運用にはしません。
| 反応 | 確認できた事実 | 判断できないこと | 次の対応 | 担当者 | 確認条件 |
|---|---|---|---|---|---|
| 未接続でした | 相手と会話できていないことを記録します | 関心の有無や不在理由は判断しません | 連絡先と過去の履歴を確認します | 確認する営業担当者を決めます | 指定された連絡方法と停止記録を確認します |
| 返信がありません | 確認時点で返信を受けていないことを記録します | 未読、保留、関心なしのどれかは判断しません | 宛先、到達の記録、過去の接点を確認します | メールの対応担当者を決めます | 次に確認する内容と連絡条件を見比べます |
| 担当外との回答がありました | 回答者の担当範囲外であることを記録します | 企業全体の課題や関心は判断しません | 連絡可能な担当窓口が確認できたかを整理します | 対象情報を確認する担当者を決めます | 新たな窓口の用途と連絡条件を確認します |
| 検討時期が未定です | 具体的な検討時期が決まっていないことを記録します | 将来の購入や再連絡への同意は判断しません | 再検討する条件と連絡希望を確認します | 継続対応する担当者を決めます | 相手が示した条件と連絡許可を確認します |
| 検討中との回答がありました | 相手が検討中と回答した内容を記録します | 商談への同意や予約確定とは扱いません | 追加で確認する内容と相手の希望を整理します | 追加確認する担当者を決めます | 次の確認への同意と実施条件を確認します |
検討時期が未定でも、相手から再検討する条件と連絡許可を確認できた場合は、その条件を記録します。条件が確認できていない企業へ、営業側の想定だけで連絡予定を追加しないようにします。前向きな回答があった場合も、何への同意だったかを確認してから次の対応へ進みます。
連絡不要の意思と商談への合意を正確に記録する
連絡不要の意思が確認できた企業は、接触対象から外し、関係する担当者へ共有します。営業側で次の連絡を予定していても、相手の停止意思を優先します。担当者が替わった後にも重複して連絡しないよう、停止対象と確認日時を残します。
相手が示した停止の範囲は、実際の回答に沿って記録します。指定された手段の停止を、別の手段なら自由に連絡してよいという判断へ変えないようにします。対応担当者は停止記録と既存の連絡予定を見比べ、対象への接触が残っていないかを確認します。
資料送付の希望、検討中との回答、候補日時の提示、面談への同意、予約確定は別々に記録します。候補を送っただけでは面談同意に数えず、資料を送っただけでも商談合意にはしません。相手の回答が何を了承したものかを確認して記録します。
商談への同意が確認できた場合は、確認する内容、参加者、実施日時と時間を整理します。合意をまだ確認していない項目は未確定として残し、確定済みの予約や実施済みの商談と区別して集計します。
活動記録と指標を基にチームの営業を改善する
チームの改善では、活動した件数と、相手から確認できた反応を別々に確認します。同じ対象群と期間の記録をそろえ、次に変える行動と、その変更後に確かめる内容を決めます。
活動量・接続・返信・商談合意を別々に集計する
活動量、接続、返信、商談合意は、営業の異なる工程を確認する指標です。Zohoさんのアウトバウンド営業の解説でも、活動を確認して改善する考え方が示されています。[4]自社で集計する際は、各指標が何を数えるのかを先にそろえます。
集計前に、対象群、担当者、期間、連絡手段を確認します。電話とメールは別々に集計し、接続では受付との会話を含むのか、対象の担当者との会話を数えるのかを決めます。商談合意も候補日時の提示と分け、相手の同意を確認した記録に基づいて数えます。
電話接続率を使うなら、定義した実接続件数を、同じ対象と期間の架電件数で割ります。メール返信率を企業単位で使うなら、返信企業数を、同じ対象と期間で到達を確認した送信企業数で割ります。
割合を示す際は100を掛け、分子・分母の実数も併記します。同じ企業への複数回の連絡を企業数と件数で混ぜないようにします。
分母が分からない場合は率を算出せず、未取得や未入力を0に置き換えません。CRM（顧客関係管理システム）の入力件数だけで実際の活動量を断定せず、記録された範囲と漏れの有無を確認します。担当者を比較する場合も、対象群や担当業務、記録条件の違いを確認してから改善を話し合います。
参考：アウトバウンド営業の解説｜Zohoさん
集計の定義をそろえた後は、チームの目的と担当範囲に合わせて、継続して確認する指標を選びます。指標の選び方を整理する際は、活動量と会話の質を分けて営業指標を設計する手順も参照できます。
営業AI・営業DX インサイドセールスのKPI設計を4ステップで解説｜量より質で成果が変わる
記録を振り返り、次に変える行動を決める
記録を振り返る際は、確認した反応に対応する行動を選びます。未接続が多いなら連絡先と到達方法を、担当外の回答が多いなら対象とする担当業務を確認します。率の大小だけで原因や担当者の能力を決めないようにします。
検討中との回答があっても次の確認が決まっていない場合は、何を確認する必要があるか、相手が追加確認に同意しているかを見直します。記録自体が足りないなら、改善策を決める前に取得した範囲を確認します。事実が不足したまま、話し方や連絡回数を原因にしないようにします。
下表は、確認した反応から次の行動を決めるための記入例です。自社の実績を当てはめ、実施担当と確認予定をチーム内で決めます。変更後の確認結果には、何が確認できたかと、引き続き分からないことを残します。
| 対象と期間 | 確認した反応 | 未確認 | 変える行動 | 担当 | 確認予定 | 確認結果 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 未接続を確認した対象群と集計期間を記入します | 未接続だった接触を記録します | 連絡先が対象業務に合うかを確認します | 連絡先の用途と過去の接点を確認します | 対象情報を確認する担当者を決めます | 次の連絡判断までに確認する日を決めます | 確認した連絡条件と残る不明点を記録します |
| 担当外の回答があった対象群と期間を記入します | 回答者の担当範囲を記録します | 提案が関係する担当業務を確認します | 選定基準と担当窓口の情報を見直します | 選定を見直す担当者を決めます | 対象を更新する前の確認日を決めます | 変更した選定条件と未確認の窓口を記録します |
| 検討中の企業と確認期間を記入します | 検討中と回答された内容を記録します | 追加確認への同意があるかを確認します | 次に確認する内容と相手の希望を整理します | 継続対応する担当者を決めます | 相手と合意した確認予定を記入します | 合意した内容と未確定の項目を記録します |
変更後の反応を確認するときも、対象群、期間、集計定義をそろえます。対象企業や担当者が変わった場合は、その違いを記録し、行動の変更だけが結果を変えたと断定しません。営業マネージャーと担当者が、確認した事実、次に変える行動、残る不明点を共有して改善を続けます。
まとめ｜対象選定から記録・改善までをつなぐ
アウトバウンド営業は、見込み客の選定から接触後の改善までをつなげて進めます。対象を選ぶ理由、連絡手段を選ぶ条件、反応ごとの対応を共有し、担当者が次に何を確認するかを決めることが判断の前提になります。
まずは本文の表を自社の活動記録に当てはめ、判断に必要な情報が足りているかを確認します。営業マネージャーと担当者が、確認した事実と未確認の内容を分けて共有し、変える行動、実施担当、変更後に確認する内容を決めます。
営業活動を振り返る進め方を見直す際は、チームで改善を始める準備も確認します。準備を確かめるための資料として、以下のチェックリストを紹介します。
営業レビュー改善を始める前に、会話データ・責任者・対象チーム・確認指標がそろっているかを7項目で確認できます。
＞＞無料で『営業レビュー改善を始める前に確認する7項目チェックリスト』をダウンロードする
