▼ この記事の内容
営業メールは、用件を決め、相手との接点を確かめます。用件を件名の先頭に置き、本文と見比べます。新規開拓・商談後・既存顧客への連絡に合う例を選び、送るか、直すか、保留するかを判断できます。まず、次に送る下書きから用件を抜き出しましょう。
営業メールの件名は、本文から用件を1つ取り出すところから始めます。次に、相手とどこで話したかを確かめます。その場面に合う作例を選び、用件を先頭に置きます。最後に、件名と本文の冒頭を見比べます。
同じ商談後でも、お礼だけのメールと資料を送るメールでは、選ぶ作例が変わります。資料を送るなら、商談で相手に伝えた資料名や話題を件名に入れます。
まず、次に送る下書きを1件開き、相手に何を伝えるメールかを書き出しましょう。上司が下書きを見るときは、件名と本文の冒頭を並べます。資料を送る場合は添付も開き、約束した内容と合っているかを確かめます。
用件と相手との接点を踏まえた営業メールの件名
用件と相手との接点を整理する
営業メールの件名は、今回の用件を1つ決めてから書きます。相手との接点を確かめ、場面に合う例を選びます。用件を先に置いて件名を作ったら、本文の冒頭と見比べます。
まず、次に送る下書きから、相手に何を伝えるかを抜き出しましょう。商談のお礼に続けて約束の資料を送るなら、件名に載せる用件は「資料の送付」です。
次に、商談メモや過去のメールを見て、相手とどこで話したかを確かめます。商談に出た方へ送るのか、同じ会社の別の担当者へ初めて送るのかで、件名に使える言葉は変わります。
紹介を受けたか分からなければ、件名に紹介者の名前は入れません。紹介の経緯が本文にも必要なら、下書きを送る前に、取り次いだ人に誰から誰への紹介だったかを聞きます。
用件が伝わる言葉を件名の先頭に置く
件名の先頭には、何についてのメールかが分かる言葉を置きます。定例会の日を変えてもらうなら、作例は「定例会の日程変更のお願い」です。
同じ種類の用件が複数あるときは、会議名や資料名を添えます。初めて連絡する相手に送り主も示す場合は、用件の後ろに自社名を置きます。
件名では用件を伝え、本文の冒頭では、なぜ今その相手に連絡したのかを伝えます。冒頭や依頼の文まで見直すなら、営業メール全体の書き方と組み立て方も確認すると、件名と本文に何を置くかを整理できます。
商談・営業スキル 営業メールのコツを目的別に解説｜新規開拓・商談後・既存顧客の文面作成方法
件名が「日程変更のお願い」なら、本文の冒頭にも日程を変えたい旨を書きます。下書きの用件が定まったら、初回の提案、商談後の連絡、既存顧客への連絡から、今の場面に近い例を選びましょう。
新規開拓・商談後・既存顧客向けの件名例
初めて連絡するときは、提案する業務を示します。商談後は、お礼か約束した資料の送付かを確かめます。既存顧客への連絡では、会議や業務の名前と、今回お願いすることを組み合わせます。
| 場面・用件 | 選ぶ件名・差し替える箇所 |
|---|---|
| 新規開拓・提案 | 見積作成の手順に関するご提案｜〇〇社 差し替え：提案する業務、自社名 |
| 商談後・お礼 | 本日の商談のお礼 差し替え：商談日 |
| 商談後・資料送付 | 本日の商談資料の送付｜見積作成の進め方 差し替え：商談日、資料名または資料の話題 |
| 既存顧客・日程変更 | 定例会の日程変更のお願い 差し替え：会議名 |
| 既存顧客・追加提案 | 見積書の承認手順に関する追加のご提案 差し替え：提案する業務 |
商談後にお礼を書き添える場合も、約束の資料を届けるメールなら資料送付の行を選びます。同じ相手でも、メールで伝える用件が変われば、選ぶ行も変わります。
新規開拓では提案する業務を件名に示す
初めて連絡する相手には、どの業務について提案するのかを書きます。相手の悩みをまだ聞いていない段階では、自分が提案する範囲を件名に示します。
見積作成の手順を提案する場合の作例は「見積作成の手順に関するご提案｜〇〇社」です。本文の冒頭にも、見積を作る手順について連絡したことを書きます。
「見積作成の手順」は、実際に提案する業務名に差し替えます。「〇〇社」には送り主である自社の名前を入れます。複数の業務を扱う提案でも、件名では本文で最初に取り上げる業務を選びます。
紹介を受けた経緯を相手と共有できる場合は、その接点を添えてもよいでしょう。紹介者の名前を入れる前に、誰から誰への紹介だったかと、相手にその名前を出せるかを確かめます。
商談後は約束した資料や用件を件名に示す
お礼だけを伝えるメールと、約束した資料を送るメールでは、件名に載せる用件を変えます。資料を送る場合は、本文にお礼を添えつつ、件名では何を送ったかを示します。
お礼だけなら、作例は「本日の商談のお礼」です。見積作成について話した資料を送る場合は「本日の商談資料の送付｜見積作成の進め方」と書きます。
商談の翌日以降に送る場合は、「本日」を実際の商談日に置き換えます。「見積作成の進め方」の部分には、商談で相手に伝えた資料名や話題を入れます。
「資料の送付」は、送ると約束した資料を実際に添付するメールで使います。送付予定だけを知らせる場合は、用件に合わせて「商談資料の送付予定について」と書き、本文にいつ送る予定かを添えます。
既存顧客には対象と変更点が伝わる件名にする
既存顧客へ送るときは、日程を変えてほしいのか、追加の提案を見てほしいのかを先に決めます。日程変更と追加提案を別々に進めるなら、メールと件名も分けます。
定例会の日を変えてもらうときの作例は「定例会の日程変更のお願い」です。複数の定例会があるなら、「定例会」を普段使っている会議名に置き換えます。
見積書の承認手順を追加で提案するときは「見積書の承認手順に関する追加のご提案」と書きます。別の業務を提案する場合は、本文で扱う業務名に差し替えます。
前のメールに返信するか迷ったら、その件名が今回の用件にも当てはまるかを確かめます。同じ定例会の日程を引き続き調整するなら返信し、日程調整から追加提案に移るなら新しい件名を付けます。
避けたい営業メールの件名と具体的な直し方
あいさつだけの件名を具体的な用件に直す
件名が「ごあいさつ」だけなら、本文で何を伝えようとしているかを探します。あいさつに続けて提案を書いている場合は、提案する業務を件名に使います。
本文で見積作成の手順を提案するなら、「見積作成の手順に関するご提案」に直します。件名に業務名を入れたら、本文でも同じ業務を取り上げているかを読み返します。
書き換えたら、メールの下書き一覧を開いて、件名のどこまで見えるかを確かめます。文字数を先に決めるより、用件が見えるかで判断します。会社名や補足が先に表示されるなら、用件を前に移します。
実際の接点や期限に即した表現に直す
初めて送る相手への件名に「Re:」や「ご紹介でのご連絡」とあれば、返信や紹介の事実を確かめます。どちらも確認できず、本文で見積作成を提案するなら「見積作成の手順に関するご提案」と書き換えます。
「至急」と書く前に、相手にいつまでに何を頼むのかを確かめます。定例会の候補日について11月12日までの返信が必要なら、作例は「定例会の候補日へのご返信のお願い｜11月12日まで」です。返信期限がなければ、期限の部分を外します。
社外に出せない案件名を定例会の件名に書いていたら、「定例会の日程変更のお願い」に替えます。どの会議か伝えるために案件名が必要で、社外に出せる呼び名が分からなければ、呼び名を確かめるまで送信を保留します。
送信前に件名と本文の内容を照合する
商談直後に担当営業から資料送付の下書きが届いたら、上司は何を送る約束だったかを尋ねます。担当営業と商談メモ、件名案、本文の冒頭、添付予定の資料を並べて見ます。
件名と本文で話題・依頼内容・期限を確認する
本文の冒頭を読み、何の話か、相手に何を頼むかを拾います。期限があるときは、その日付も確認します。資料を届けるだけなら、返信の依頼を件名に足す必要はありません。
次に、件名に書いた言葉を本文と見比べます。件名が「候補日へのご返信のお願い」なら、本文でも候補日を示し、返事を頼んでいるかを読みます。件名に期限を入れた場合は、本文の日付とそろえます。
「資料の送付」と書いた場合は、添付ファイルを開いて、名前と中身を確かめます。商談で約束したのが見積作成の手順書なら、添付した資料にその手順が載っているかまで見ます。
約束した内容は合っていて、件名の言葉だけがずれていれば、担当営業に直す語を伝えます。「商談資料」より「見積作成の手順書」が正確なら、その語に替えます。直した後に、本文の冒頭と添付をもう度見比べます。
送信・修正・保留の判断基準を分ける
件名、本文、添付が商談での約束と合っていれば送ります。約束を確かめられていて、件名の言葉だけが違えば修正します。資料名や期限など、件名を決めるために必要な情報が分からなければ、誰に聞くかを決めて送信を保留します。
会話の作例｜約束した資料が分かる場合
上司「何の資料を送る約束でしたか？」
担当営業「商談メモに、見積作成の手順書とあります。」
上司「では、件名に『見積作成の手順書』と入れましょう。添付も手順書でそろったら送れます。」
担当営業「本文の冒頭にも手順書と書き、添付を開いてから送ります。」
会話の作例｜資料名を確かめる材料がない場合
上司「何の資料を送る約束でしたか？」
担当営業「メモに資料名がありません。」
上司「同席者に資料名を聞きましょう。分かるまでは送信を保留します。」
担当営業「同席者に聞きます。誰に聞いたかと、保留にした理由を残します。」
上司と担当営業で、どこを直すか、何を確かめるかを下書きのコメントに残します。次の欄を使い、保留で修正案が決まっていない場合は、確認先と保留の理由を先に書きます。
記録欄 元の件名［ ］／修正案［ ］／判断［送信・修正・保留］／判断理由［ ］／確認先［ ］
次の下書きを見るときは、前回の判断理由を読み返します。「約束は確認済みで、件名の語だけが違う」なら、直す語を伝えます。「約束した資料が分からない」なら、担当営業と確認先を決めます。
まとめ
営業メールの件名は、今回の用件と相手との接点に合わせて選びます。商談後に約束した資料を送るなら、何を送るかを件名に書きます。本文の冒頭を読み、添付も開いて、商談での約束と合っているかを確かめます。
次に送る下書き1件で、件名と本文の冒頭を見比べてみましょう。約束が分かっていて件名だけがずれていれば、該当する語を直します。資料名や期限が分からなければ、誰に聞くかを決め、分かるまで送信を保留します。
商談のレビューでも、上司ごとの見方をそろえたい方は、以下の資料をご覧ください。
営業AIを入れても売上につながらない理由を、8項目のチェックリストで解説！
＞＞無料で『営業AIを成果につなげる導入前チェックガイド』をダウンロードする
