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厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）の職業解説では、営業事務は書類作成や顧客対応、管理業務を通じて営業活動を支える仕事とされています。[1]同サイトの解説を比べると、営業担当は販売・提案を、[2]一般事務は分野を限らない定型的な事務を主に担い、重なる業務もあります。[3]担当範囲は会社ごとに異なるため、業務ごとの作成・確認・承認の担当を自社で確かめます。
参考：営業事務 – 職業詳細／営業の仕事／一般事務 – 職業詳細｜厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）
営業事務という職種名はよく使われますが、見積や受発注、請求、問い合わせ対応のどこまでを担当するかは会社によって違います。職種名だけでは、営業担当や一般事務との境界も見えにくいままです。
ここでは営業事務の定義と代表的な仕事内容を確認し、営業担当・一般事務との違いを、支える相手と取引への関わり方から整理します。後半では、業務ごとに作成・確認・承認・顧客への回答を誰が担うかを書き出す担当確認表を紹介します。
自社の営業事務に任せる範囲を確かめたい方は、まず職種の定義から読み進めてください。
営業事務とは？営業活動を支える仕事の内容
営業事務の担当範囲を理解するには、営業活動を支える役割と、自社で任される仕事を分けて確認します。職種名だけで権限を決めず、扱う書類、連絡する相手、承認が必要な事項を社内の規程と照らし合わせます。
営業事務の役割と支援する業務の範囲
営業事務とは、見積書などの書類作成、顧客対応、取引に関わる管理業務を通じて、営業担当の販売活動を支える事務職です。厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）の職業解説でも、営業活動を支える仕事として紹介されています。[1]
営業担当が商談や提案に時間を使う一方で、取引には見積、注文の受付、納品、請求といった書類と連絡の仕事が多く発生します。営業事務はこうした仕事を引き受け、取引の情報を正しく記録して関係者と共有します。顧客からの問い合わせを受けて用件を整理し、担当者へつなぐことも営業事務の仕事です。
営業事務が支えるのは、個々の営業担当だけではありません。取引の記録や契約・売上の情報がそろっていれば、営業部門全体で取引の状況を確かめるための材料になります。営業事務を「担当者の手伝い」とだけ見るのではなく、営業部門の書類と情報を管理する役割として見ると、担当範囲を整理しやすくなります。
一方で、職種名だけでは権限や責任の範囲は決まりません。見積の金額を誰が決めるのか、顧客への回答を誰が行うのかは、職種の定義ではなく社内の規程や運用で決まります。営業事務という名称は共通の言葉として使いながら、実際に何を担当するかは自社のルールで確かめます。
参考：営業事務 – 職業詳細｜厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）
会社ごとに異なる営業事務の仕事内容
営業事務の具体的な仕事内容は、企業の規模、業種、事業の内容によって異なります。厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）の営業事務の解説でも、担当する業務の範囲は会社によって違うと説明されています。[2]
違いが出やすいのは、ほかの部署と分け合う仕事です。請求書の発行や入金の確認を経理部門が行う会社では、営業事務は請求に必要な取引情報をそろえて渡すところまでを受け持つ場合があります。反対に、営業事務が請求から入金状況の確認までをまとめて扱う会社もあります。
扱う商材によっても、仕事の比重は変わります。在庫を持つ商品を販売する会社では、在庫や出荷予定の確認が日常の仕事になりがちです。受注のたびに個別の対応が必要なサービスでは、契約内容や作業日程の連絡が中心になることがあります。同じ「営業事務」という職種名でも、日々扱う書類や連絡の相手は会社ごとに異なります。
そのため、自社の営業事務について考えるときは、部署名や職種名から仕事を推測しないようにします。「どの書類を作るか」「誰に何を確認するか」という担当事項の単位で確かめるほうが確実です。次のセクションでは、営業事務が担当する代表的な仕事を、書類と連絡の内容に分けて確認します。
参考：営業事務 – 職業詳細｜厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）
営業事務が担当する主な仕事内容
営業事務の仕事を確認するときは、見積、受発注、納品・請求、問い合わせ対応ごとに、扱う情報と確認先を整理します。書類を作成する担当と、価格・納期などを判断する担当を分けて確かめると、自社で任せる範囲を明確にできます。
見積書や営業資料を作成する
営業事務の代表的な仕事の一つが、見積書をはじめとする書類の作成です。厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）の営業事務の解説でも、見積書・納品書・請求書の作成が業務の例に挙げられています。[3]
見積書を作るときに扱う情報は、宛先の顧客名、商品やサービスの名称、数量、単価、合計金額、納期、有効期限などです。営業担当から受け取った条件をもとに書類を作り、記載内容に誤りがないかを確かめてから提出できる形に仕上げます。
ここで分けて考えたいのは、価格を決めることと書類を作ることの違いです。金額や取引条件を誰が決めるかは会社の規程によりますが、営業事務は決まった内容を正しく書類に反映させる役割を担います。条件があいまいなまま作成すると修正や再提出が発生しやすいため、作成前に営業担当へ確認する項目を決めておきます。
提案書や商品説明資料といった営業資料の作成・更新を営業事務が手伝う会社もあります。ただし、資料のどこまでを営業事務が作り、誰が内容を承認するかは会社によって異なります。担当範囲は自社で確認してください。
参考：営業事務 – 職業詳細｜厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）
受発注の処理と在庫・納期の確認
受注した内容をもとに注文を処理し、在庫や納期を確かめることも営業事務の代表的な業務です。厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）では、受発注への対応と在庫・納期の確認が営業事務の仕事の例として示されています。[4]
注文を受けたら、商品名、数量、希望納期、納品先といった注文内容を確認し、社内のシステムや台帳に登録します。登録した内容は出荷や手配を担当する部署へ伝わります。そのため、見積書や契約の内容と食い違いがないかをあらかじめ照らし合わせます。
在庫や出荷予定の確認結果は、顧客に伝える納期の根拠になります。在庫が足りない場合や希望納期に間に合わない場合は、仕入れ先や製造・物流の担当部署に状況を問い合わせ、その結果を営業担当へ共有します。仕入れ先への発注手続きまで営業事務が受け持つ会社もあります。
顧客に納期を約束する判断は、営業事務だけで行うとは限りません。納期の変更や前倒しを頼まれたときに誰が最終判断をするのか、営業事務はどこまで回答してよいのかを、自社の規程や上長に確かめておきます。判断する人が決まっていれば、担当者によって回答が変わることを防ぎやすくなります。
参考：営業事務 – 職業詳細｜厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）
納品や請求、取引情報を管理する
商品やサービスを納めた後の書類作成と、取引情報の管理も営業事務の仕事です。厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）の営業事務の解説には、納品書・請求書の作成に加えて、契約・売上・入金の管理も業務の例として挙げられています。[5]
納品書は何をいつ納めたかを、請求書はいくら支払ってもらうかを顧客に示す書類です。どちらも受注時の内容と一致させる必要があるため、営業事務は注文情報や見積書と照らし合わせながら作成します。納品と請求の時期がずれる取引では、どの納品分を請求に含めるかの整理も必要になります。
契約、売上、入金の情報を記録して管理することも、取引を支える仕事の一部です。契約の更新時期や売上の計上状況、入金の有無を記録しておけば、営業担当が顧客と次の話をするときに確認できます。入金が予定日に確認できない場合に誰から顧客へ連絡するかも、前もって決めておきます。
ただし、請求書の発行、入金の管理、会計処理をどの部署が担当するかは会社ごとに異なります。経理部門が請求と入金を管理している会社では、営業事務は必要な取引情報をそろえて共有する役割になります。どこまでを受け持つかは経理の担当者と確認しておきます。
参考：営業事務 – 職業詳細｜厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）
顧客からの問い合わせに対応する
営業事務は、電話やメールで届く顧客からの問い合わせにも対応します。厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）の営業事務の解説でも、顧客からの問い合わせ対応が代表的な業務の一つとして示されています。[6]
問い合わせの内容は、注文状況や納期の確認、書類の再発行、見積の依頼などさまざまです。最初に用件、相手の会社名と担当者名、関係する注文や書類を聞き取り、どの取引についての連絡なのかを特定します。
次に、その内容に営業事務が回答してよいかを判断します。注文内容や出荷予定のように記録を見れば答えられることは営業事務が回答し、値引きや契約条件の変更、商品の仕様の相談は営業担当へ引き継ぐ、といった区切りを決めておけば、対応のたびに迷わずに済みます。
営業担当へ引き継ぐときは、問い合わせの内容、顧客が希望する回答期限、すでに伝えたことを合わせて共有します。営業担当が不在のときに誰が代わりに対応するかも決めておきます。こうした問い合わせ対応は一般事務や営業担当の仕事とも重なるため、次のセクションでは3つの職種の役割の違いを整理します。
参考：営業事務 – 職業詳細｜厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）
営業事務と営業担当・一般事務の役割の違い
営業事務は、営業担当とも一般事務とも仕事が重なる職種です。違いを見るときは、仕事の名前よりも「誰を支えるのか」と「取引にどう関わるのか」に注目すると整理できます。
一般事務との違いは支援する相手
営業事務と一般事務のおもな違いは、支える相手と業務の範囲にあります。厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）の職業解説を比べると、営業事務は営業活動の支援を中心に担い[7]、一般事務は特定の分野に限らない定型的な事務を担う仕事として説明されています。[8]
一般事務の仕事には、文書の作成や整理、台帳や伝票の管理、社内外との連絡などが含まれます。[9]支える相手は営業部門に限らず、会社の業務全般にわたります。これに対して営業事務は、見積・受発注・請求など、取引の流れに沿った書類と連絡を中心に扱います。
ただ、両者の仕事には重なる部分も多くあります。書類作成や電話対応はどちらの職種でも行い、厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）の一般事務の解説には、受発注伝票の管理や社外との連絡も含まれています。[10]「営業事務は取引、一般事務は社内の手続き」と単純に分けることはできません。
会社によっては、一般事務の担当者が営業部門の書類を兼務していたり、営業事務の担当者が総務の仕事を受け持っていたりします。職種名で線を引くより、どの業務を誰が担当しているかを一覧にして、重なっている部分を確かめます。そうすれば、特定の担当者に仕事が偏っている箇所も見つけやすくなります。
参考：営業事務 – 職業詳細｜厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）
参考：一般事務 – 職業詳細｜厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）
営業担当との違いは取引への関わり方
営業担当と営業事務の違いは、取引への関わり方にあります。営業担当が顧客に商品やサービスを販売・提案するのに対し、営業事務はそれに伴う書類作成や顧客対応などを支えます。[11]
厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）の「営業の仕事」の解説では、メーカー営業による販売、新規顧客の開拓、ルート営業での提案などが営業の仕事の例として紹介されています。[12]営業担当は顧客と直接やり取りしながら、取引そのものをつくり、条件をまとめる立場にあります。
もっとも、営業担当にも事務の仕事はあり、営業事務にも顧客とのやり取りはあります。営業担当が自分で見積書を作る会社もあれば、営業事務が顧客からの電話を受けて納期を伝える会社もあります。2つの職種の違いは「事務をするかどうか」ではなく、取引を主導するのか、取引に伴う書類と連絡を支えるのかという関わり方にあります。
3つの職種のおもな違いを、職業解説の内容をもとに次の表にまとめました。値引きの決定権や営業目標の有無は会社ごとに異なるため、自社の規程で確認してください。
| 職種 | 主な目的 | 代表的な関わり方 | 顧客との関わり |
|---|---|---|---|
| 営業事務 | 営業活動の支援[13] | 見積書・納品書・請求書の作成、受発注への対応、取引情報の管理[14] | 問い合わせへの対応[15] |
| 営業担当 | 商品やサービスの販売・提案[16] | 新規顧客の開拓、既存顧客への提案[17] | 商談や提案での直接のやり取り[18] |
| 一般事務 | 特定の分野に限らない定型的な事務[19] | 文書の作成・整理、台帳や伝票の管理[20] | 社外との連絡[21] |
表の区分は代表的な傾向を示したもので、実際の担当は会社ごとに重なり合います。仕事の違いをつかんだら、次のセクションで営業事務の仕事に必要なスキルを確認し、そのあと自社の担当範囲を確かめます。
参考：営業事務 – 職業詳細｜厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）
参考：営業の仕事｜厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）
参考：一般事務 – 職業詳細｜厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）
営業事務の仕事で必要なスキル
営業事務のスキルは、書類を扱うPC操作、要望の確認と伝達、納期や予定の調整を、実際の担当業務に結び付けて確認します。求める水準は会社や商材によって異なるため、自社で使うソフト、書類の確認項目、調整を任せる範囲に沿って整理します。
書類を正確に作成・管理するPCスキル
営業事務の仕事では、書類を作成・管理するためのPC操作のスキルが求められます。厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）の営業事務の解説でも、就業に必要な能力の一つとしてPC操作が挙げられています。[21]
見積書や請求書の作成には表計算ソフトや文書作成ソフトを使い、受発注の登録では社内の販売管理システムや顧客管理の仕組みに情報を入力します。入力内容を確認しないまま提出すると、数量や金額の誤りが顧客に届くおそれがあります。担当者の操作を確認するときは、入力の速さに加え、入力内容を注文内容と見比べ、提出前に確認しているかも確かめます。
どのソフトやシステムを使うかは会社によって異なり、特定の資格や関数の知識が必須とは限りません。自社で営業事務の担当者を育てる場合は、使っているソフトと書類ごとの確認項目を一覧にして共有します。一覧があれば、担当者に求める水準を具体的に伝えられます。
参考：営業事務 – 職業詳細（就業するには？）｜厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）
相手の要望をくみ取り、正確に伝える力
営業事務には、相手の要望を正確に理解し、関係者へ正しく伝える力も求められます。厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）の営業事務の解説では、顧客の要望を正確に理解するためのコミュニケーションの能力が、必要な能力として示されています。[22]
問い合わせを受けたら、相手が何を知りたいのか、いつまでに回答が必要なのかを聞き取り、わからない点はその場で確かめます。聞き取った内容を営業担当や出荷の担当者へ伝えるときは、自分の解釈を混ぜず、顧客の言葉と事実を分けて共有します。こうしておけば、伝える途中で内容が食い違うことを防げます。
ここでいうコミュニケーションの力は、話し上手かどうかや性格の向き不向きのことではありません。用件を確かめる質問、聞き取った内容の要約、引継ぎ先への連絡という具体的な行動として捉えます。行動として決めておけば、担当者同士で確認の手順をそろえることができます。
参考：営業事務 – 職業詳細（就業するには？）｜厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）
納期や予定を調整する力
営業事務の仕事では、納期や契約の履行に関わる予定を管理し、関係者と調整する力が求められます。厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）の営業事務の解説でも、納期や契約履行に関するスケジュール管理・調整の能力が挙げられています。[23]
1件の注文にも、見積の提出期限、受注後の手配、出荷日、納品日、請求の締め日といった複数の期日があります。営業事務はこれらの期日を把握し、遅れが出そうなときは営業担当や製造・物流の担当者と連絡を取って、顧客へ伝える日程を調整します。
調整するときは、営業事務が自分で決めてよい範囲と、責任者の判断を仰ぐ範囲を分けておく必要があります。求められる調整の水準は扱う商材や取引の数によって異なるため、次のセクションでは、こうした判断を誰が担うかを自社で確認する方法を紹介します。
参考：営業事務 – 職業詳細（就業するには？）｜厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）
自社の営業事務の担当範囲を見極めるポイント
自社の営業事務の担当範囲は、業務ごとに作成・確認・承認・顧客への回答を担う人を書き出して確認します。値引きや納期変更など、通常の権限では回答できない依頼については、相談先と最終判断者も決めておきます。
作成・確認・承認を誰が担うか整理する
担当範囲を確かめるには、まず業務ごとに「作成する人」「確認する人」「承認する人」「顧客へ回答する人」を分けて書き出します。厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）の営業事務の解説でも、担当する業務の範囲は会社によって異なるとされています。[24]自社での分担は、社内で一つずつ確かめるほかありません。
次の表に、自社で行う作成・連絡の内容と担当者、確認する内容と確認先、承認者、顧客への回答者を記入してください。請求書の作成を経理が担う場合など、営業事務以外が担当する仕事も、実際の分担に合わせて書き込みます。
| 業務名 | 作成・連絡する内容と担当者 | 確認する内容と確認先 | 承認者 | 顧客への回答者 |
|---|---|---|---|---|
| 見積 | 作成・連絡する内容：（記入） 担当者：（記入） | 確認する内容：（記入） 確認先：（記入） | （記入） | （記入） |
| 受発注 | 作成・連絡する内容：（記入） 担当者：（記入） | 確認する内容：（記入） 確認先：（記入） | （記入） | （記入） |
| 納品・請求 | 作成・連絡する内容：（記入） 担当者：（記入） | 確認する内容：（記入） 確認先：（記入） | （記入） | （記入） |
| 問い合わせ | 作成・連絡する内容：（記入） 担当者：（記入） | 確認する内容：（記入） 確認先：（記入） | （記入） | （記入） |
記入するときは、実際にその業務を誰が行っているかを、関係する営業担当や経理の担当者に聞いて確かめます。同じ欄に複数の名前が入る業務や、誰の名前も入らない業務があれば、担当があいまいな箇所として上長や関係部署と話し合います。
参考：営業事務 – 職業詳細｜厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）
値引きや納期変更、例外対応の相談先を決める
通常の業務とは別に、値引きの依頼、納期の変更、苦情などの例外対応では、営業事務が誰に相談するかを決めておきます。通常の手順や営業事務の権限だけでは回答できない場合に備え、次の欄に最初に相談する人と最終的に判断する人を書き出してください。
| 例外の種類 | 最初に相談する人 | 最終的に判断する人 | 顧客へ伝える人 |
|---|---|---|---|
| 値引きの依頼 | （記入） | （記入） | （記入） |
| 納期の変更・前倒し | （記入） | （記入） | （記入） |
| 苦情や返品の申し出 | （記入） | （記入） | （記入） |
| 書類の誤りの訂正 | （記入） | （記入） | （記入） |
判断する人の欄が空いたままの項目は、会社の規程や上長に確認してから埋めます。規程に定めがない場合も、営業事務が独断で回答するのではなく、誰の判断を仰ぐかを関係者で決めておけば、人によって顧客への回答が変わることを避けやすくなります。
担当範囲を確認した後に、二重入力や差し戻しなどの課題を見直す場合は、改善の優先順位を整理します。課題別の改善方法や効果の確認方法は、営業事務の効率化の進め方とKPI設計で確認できます。
営業戦略・KPI設計 営業事務の効率化とは｜課題別の進め方と営業成果につなぐKPI設計
まとめ
営業事務とは、書類作成や顧客対応、取引に関わる管理業務を通じて、営業活動を支える事務職です。厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）の職業解説でも、営業活動を支える仕事として紹介されています。[26]
営業担当との違いは取引への関わり方にあり、営業担当が商品やサービスの販売・提案を担うのに対して、営業事務はそれに伴う書類作成や顧客対応を支えます。[27]一般事務は、job tagの職業解説で特定の分野に限らない定型的な事務を担う仕事とされ、書類作成や電話対応など営業事務と重なる業務もあります。[28]
実際の担当範囲は会社ごとに異なるため、職種名から仕事を推測せず、見積・受発注・納品と請求・問い合わせの業務ごとに、作成・確認・承認・顧客への回答を誰が担うかを書き出します。値引きや納期変更の相談先も、関係者とあらかじめ決めておきます。
参考：営業事務 – 職業詳細｜厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）
参考：営業の仕事｜厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）
参考：一般事務 – 職業詳細｜厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）
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