エクセルで予実管理表を作る手順｜売上の差額を確認して次の施策を決める

▼ この記事の内容

月とチームをそろえて表の列を作り、予算・実績・差額を集計します。差額から案件の記録を確かめ、施策か追加調査の担当と期限を決めます。数字の報告で終えず、次に調べる案件を残しましょう。まずは、自社の売上を計上する月のルールを確認してください。

エクセルで営業の予実管理を進めるには、月とチームをそろえて表の列を作ります。次に予算と実績を集計し、差額に関係する案件記録を確認します。最後に、施策か追加調査の担当と期限を決めましょう。

差額の報告に加えて、根拠となる記録と次の行動を残します。理由を確認できた案件は施策を検討します。材料が足りない案件は、確認する相手や記録を決めます。

まずは、予算と実績で売上を計上する月のルールを確かめてください。受注日と計上日を混ぜず、自社のルールに合わせて集計を始めましょう。

対象月とチームを決めて予実管理表の列を作る

営業の予実管理表は、予算と実績を同じ条件で比べられるように作ります。FAZOMでは、月とチームごとの集計に、差額を調べる案件記録と次の行動を添える進め方を提案します。

比較する月と売上の集計ルールをそろえる

まず、比較する月・チーム・売上の数え方を決めます。予算と実績で対象が異なると、差額だけでは売上の不足を判断できません。表を埋める前に、両方の元データが同じ条件かを確かめましょう。

受注した日と、会社が売上を計上する日は区別します。予算は売上を計上する月で作り、実績は受注月で集める、といった混在を避けてください。どの日を使うかは、自社で決まっているルールを上司や経理担当に確認します。

数字は説明のための仮の例です。対象月を2026年10月、対象をAチーム、金額の単位を円とします。表の上部には、予算と実績それぞれの元データ名、集計した日時も記入します。未確認の金額は、0で埋めずに未確認と残してください。

確認するときは、「この実績は、予算と同じ月のルールで数えていますか」と聞きます。条件がそろえば集計へ進み、そろわなければ採用するルールを確認します。決まった内容と確認者を表に残してから、必要な列を作りましょう。

予算・実績に案件と営業活動の欄を加える

月次表には、月・チーム・予算・実績・差額・達成率を置きます。月とチームの組み合わせごとに1行を使い、金額を比べます。案件の理由や行動は別の確認欄に記入し、月次表のどの行に関係するかを残す案です。

Zoho CRMの解説では、当月予算・当月実績・予実差・達成率を記録する予実管理表の例を示しています。^[1]これらを金額の比較に使い、会議で調べる案件や次の行動の欄は、自社の運用に合わせて加えます。

案件の確認欄は、1行につき1案件で作ります。月・チームと案件IDに加え、原因候補、根拠の記録、次の行動、担当、期限、再確認日を置きましょう。月次の予算や実績を案件ごとに繰り返し入力して合算すると、同じ金額を重複して数えてしまいます。

予実表と案件の確認欄を作るための項目案です。

項目	確かめること
月・チーム	比較する期間と営業組織
予算・実績	同じ条件で集めた売上金額
差額・達成率	予算に対する不足・超過と割合
案件ID・原因候補・根拠の記録	差額に関係する案件と裏付け
次の行動・担当・期限・再確認日	会議後に進める作業と確認の予定

この項目案では、元データや案件記録を入力する欄と、数式で求める欄を区別します。月次表の予算・実績は元表から集計し、差額・達成率も数式で求めます。案件一覧の項目や共有ルールも整理する場合は、エクセルで営業管理表を作る手順を参照してください。列が決まったら、同じ月とチームの金額を集めます。

営業AI・営業DX 営業管理ツールを無料のエクセルで作るには？｜シートの分け方と入力項目・共有ルール

参考：はじめての予実管理。Excelでもできる予実管理表｜Zoho CRM

エクセルで売上予算と実績を集計し差額を出す

予算と実績の元表を用意し、月・チームの条件をそろえて集計します。集計値を元の行と見比べてから、差額と達成率を計算しましょう。

同じ月・チームの売上金額を合計する

予算と実績は、それぞれ同じ月・同じチームの売上金額を合計します。集計表には、対象月とチームの組み合わせを置きます。以下では、その条件に合う金額を集める数式を、説明用のセル配置に合わせて示します。

数字は説明のための仮の例です。シート名を「予算元」「実績元」とし、どちらもA列を対象月、B列をチーム、C列を金額にします。この作例では対象月を実際の日付値で入力し、同じ月の行は月初の日付に統一します。日別の計上日は元の記録で保持し、集計用の対象月と区別してください。

2026年10月のAチームを集計する元データの作例です。金額の単位は円です。

シート・行	A列：対象月	B列：チーム	C列：金額
予算元・2行目	2026/10/1	Aチーム	1,000,000
実績元・2行目	2026/10/1	Aチーム	600,000
実績元・3行目	2026/10/1	Aチーム	200,000

集計表のA2に2026/10/1、B2にAチームを入力します。C2を予算、D2を実績とし、次の式をそれぞれのセルへ入力します。この例では、対象月とチームが合う行の金額を集めます。計算後は元表の対象行を見直し、予算1,000,000円、実績800,000円と一致するかを確かめます。

C2：=SUMIFS(予算元!$C$2:$C$100,予算元!$A$2:$A$100,$A2,予算元!$B$2:$B$100,$B2)
D2：=SUMIFS(実績元!$C$2:$C$100,実績元!$A$2:$A$100,$A2,実績元!$B$2:$B$100,$B2)

式の2〜100行目は、この作例で使う範囲です。新しい行を加えたときは、集計範囲に含まれるかを確認してください。同じ案件の金額を重複して入力していないかも、元の記録で確かめます。元表の行と集計値が合ってから、差額の計算へ進みます。

差額と達成率を計算し入力漏れを確認する

差額は実績から予算を引き、達成率は実績を予算で割って%で表示します。達成率を求めるのは、予算が正で両方の金額を確認できた行です。予算が0なら割り算をせず、差額と予算を置かなかった理由を確かめます。

集計表のC列を予算、D列を実績、E列を差額、F列を達成率にします。E2には=D2-C2、F2には=D2/C2を入力します。F列は%表示にし、前述の条件を満たす行だけに式を入れてください。

数字は説明のための仮の例です。予算1,000,000円に対し実績800,000円なら、差額は-200,000円、達成率は80%です。この表では、売上が予算を下回る場合をマイナスで示します。差額の符号を途中で変えず、ほかの月やチームにも同じ計算を使います。

元データを集計し、差額と達成率を求めた完成例です。

月	チーム	予算（円）	実績（円）	差額（円）	達成率
2026年10月	Aチーム	1,000,000	800,000	-200,000	80%

空欄・0・未確定は区別して扱います。集計結果が0でも、元データがないのか、確認済みの実績が0なのかを調べてください。予算が0、空欄、未確定の行は達成率の計算から外し、表の注記に理由を残します。計算エラーを0表示で隠さず、金額を確認できた行から案件記録を調べましょう。

差額の大きい行から案件記録を確認する

差額を計算したら、金額の大きい行から関係する案件を調べます。差額は確認する順番を決める材料とし、理由は案件ごとの記録で確かめます。

差額の行から案件IDをたどって元の記録を確認する

月次表で差額の大きい行を選び、その月とチームに関係する案件IDをたどります。担当営業には、「この差額に関係する案件の記録を見せてください」と聞きましょう。差額の大小だけで、担当者の働き方の良否を決めないようにします。

案件ごとの予定額と、実際に計上した金額・月を見比べます。失注、日程の延期、金額の変更は、まず原因候補として記入します。顧客とのメールや案件記録を確認するまでは、候補を確定した理由として扱わないでください。

前述の仮の例では、差額-200,000円に対し、予定額200,000円の案件Aを調べます。案件Aの延期を示す架空の顧客メールを確認できた場面を想定します。案件の確認欄には、案件ID、記録を確認した日、メールの保存先を残します。金額が一致しただけでは終えず、当月の予定に含まれ、実績には含まれていないかも確かめます。

関連案件の金額を調べても差額と合わない場合は、ほかの案件や計上月の確認へ戻ります。記録から分かったことと、まだ分からないことは別々に書きます。案件Aなら、延期を確認できても、次の日程が決まっているとは限りません。未確認の内容を残し、次に集める材料を決めます。

記録の有無で確認できる材料を分ける

案件記録で理由を確かめられたら、その内容に合う施策を検討します。材料がなければ、先に追加調査を決めます。どちらも、次に誰が何を確かめるかを明らかにしてから会議へ持ち込みましょう。

担当営業の推測と、顧客との合意が残る記録は区別します。「延期になると思います」という説明だけなら、延期は未確認として残します。記録がある場合も、確かめた相手、日付、保存先を添え、どこまで分かっているかを示してください。

次の表は、材料に応じて次の作業を選ぶための提案です。理由を確認できた場合は施策を検討し、材料がない場合は確認する相手や記録を決めます。金額が合わない場合は、施策を決める前に案件や集計条件を調べ直します。

案件記録の内容に応じて、次に進める作業を選びます。

材料の状態	次の確認
差額に関係する理由の記録あり	施策の候補・実行条件
担当営業の推測のみ	顧客への確認・根拠の記録
案件の材料なし	確認する相手・取得する記録
差額と案件の金額が不一致	ほかの案件・計上月・集計条件

材料が足りず施策を決められなくても、追加調査の担当と期限は決めます。会議には、確認済みの事実と未確認の内容を持ち込みましょう。原因を推測で埋めず、調べる相手や必要な記録について上司と担当営業で話し合います。

月次営業会議で次の施策と担当者を決める

予実表を完成させても、会議が不足額の読み上げだけで終わることがあります。月次会議では関係する案件記録を開き、施策または追加調査の担当と期限まで決めましょう。

上司と営業担当が記録を見ながら原因を話し合う

会議では、差額の説明に続けて、確認できた事実を担当営業に聞きます。上司も案件記録を見ながら、次に進める作業を判断します。理由を言い切ることを求めるのではなく、根拠の有無に応じて施策か調査を選びましょう。

月次の営業会議で、営業マネージャーから担当営業へ質問します。材料は月次予実表、案件ID、確認済みの案件記録です。「差額に関係する案件で、確かめたことは何ですか」と聞き、根拠があれば施策、材料がなければ調査を決めます。話し合った後は、根拠・行動・担当・期限・再確認日を残します。

以下は説明用の架空の会話です。前述の案件Aについて、延期を示す顧客メールを確認できた場面を想定します。延期の理由を繰り返し聞くのではなく、次の日程を誰が確認するかまで話を進めます。

次は、材料がない場合の架空の会話です。案件Bは別の分岐を示す例であり、前述の集計値には合算しません。延期と決めつけず、まず窓口へ状況を確認する作業を決めます。

行動と期限を記録し次回の会議で進捗を確かめる

会議の最後に、決めた作業が施策か追加調査かを区別して記録します。担当と期限に加え、結果を再確認する日も残しましょう。作業を終える日と、上司が結果を確認する日を混同しないようにします。

次の表は、先ほどの架空の会話を記入した例です。案件Aは日程を決め直すための確認、案件Bは状況を知るための調査として残します。実際の表では担当営業の氏名を記入し、期限と再確認日も具体的な日付に置き換えてください。

会議で決めた行動の記入例です。案件Bは別の分岐例です。

案件ID	作業の区分	原因候補	根拠の記録	次の行動	担当	期限	再確認日
案件A	施策	日程の延期	顧客メール（架空）	次の日程の確認	担当営業	次の営業日	翌週の会議
案件B（別の分岐例）	追加調査	未確認	未取得	窓口への確認	担当営業	次の営業日	翌週の会議

次回の会議では、作業を実行したかと、何が分かったかを別々に確認します。連絡済みでも回答を得ていなければ、調査は完了にしません。次に確認する方法と期限を決め直します。売上が変わった場合も、金額の変化だけでその施策の効果とは断定しないでください。

月次の売上と案件記録を追った後も、会議で見る指標が決まらない場合があります。そのときは、追加する指標で何を判断するかを上司と整理します。まず今の表で、根拠、次の行動、担当、期限、再確認日の空欄を確かめ、指標の選び方に疑問が残る場合は、まとめの資料案内もご確認ください。

まとめ：予実表から次の行動を決める

エクセルの予実管理表は、月・チーム・売上の数え方をそろえて作ります。予算と実績を集計したら、差額の大きい行から案件記録を調べましょう。差額だけで理由を決めず、確認できた事実と未確認の内容を区別します。

月次会議では、根拠があれば施策を検討し、材料がなければ追加調査を決めます。担当・期限・再確認日まで残してください。まずは今の表を開き、次の行動や担当が空欄の案件を確かめましょう。

売上目標に結び付く指標も整理したい方は、以下の営業KPI設計ガイドをご覧ください。