予実管理表を見やすくする作り方｜営業会議で確かめる列と売上の記入例

▼ この記事の内容

予実管理表は、期間と売上の数え方をそろえ、列を並べ、見た目を整える順で作ります。最後に、差額の理由と次の確認先を書く欄を設けます。理由が分からない行は未確認と記し、確かめる相手と担当を残しましょう。まずは自社の表の対象期間を確かめます。

見やすい予実管理表を作る方法として、4つの手順を提案します。期間と売上の数え方をそろえ、列を並べ、見た目を整えます。最後に、差額の理由と次の確認先を記入します。

月次売上の記入例を、自社の表と見比べてみましょう。予算・実績・差額・達成率の並べ方を確認できます。営業会議で理由を聞く質問例も、理由欄を書く際の参考にしてください。

まずは、今の表の対象期間を確かめましょう。予算と実績で、同じ期間の売上を比べているかを確認します。売上を数える基準もそろえてから、列や書式を直していきます。

見やすい予実管理表を作る4つの手順

予実管理表を直すときは、色を付ける前に、比較する数字の条件を確かめます。FAZOMでは、期間と基準、列、見た目、理由と次の確認先の順で整える進め方を提案します。

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集計期間と売上の数え方をそろえる

月次の売上予実管理表は、予算と実績の対象月をそろえる所から始めます。次に、どの時点の金額を売上として数えるかを確かめます。受注した月や請求した月など、今の表で採用している基準を予算と実績の両方で確認しましょう。

Diggleの予実管理表の作り方に関する記事では、比較する予算と実績、対象期間を基本項目として挙げています。^[1]自社の表でも、どの期間の予算と実績を比べるのかを、見出しの近くに記入します。

表の見出し付近に置く記入例として、「対象期間：当月の月初から月末まで」「売上の数え方：社内で承認された基準」と書きます。後者は記入場所を示すための仮の表記です。実際の表では、自社で使う基準名に置き換え、予算と実績がその基準に合うかを見比べます。

集計基準が分からない場合は、表を直す前に上司へ確かめます。確認時の質問例は「この表の売上は、どの時点の金額でそろえますか」です。答えが出たら対象期間と基準名を表に残し、まだ決まらなければ、誰に確かめるかを上司と決めます。

参考：予実管理表の作り方と比較項目｜Diggle

列・見た目・理由欄を順に整える

見やすい予実管理表は、期間と売上の数え方をそろえ、必要な列を並べ、見出し・単位・色を整える順で作ります。最後に、差額の理由と次の確認先を書く欄を設けます。自社の集計基準と営業会議の目的に合わせて項目を選びましょう。

列は、売上の予算、実績、差額、達成率の順に並べる案から検討します。今の表と見比べ、同じ意味の列が別の名前になっていないかを確かめます。会議で比較する金額と、その差を読む順番に沿って列を置きましょう。

列が決まったら、見出しの呼び方と金額の単位をそろえます。その後で、会議で確認する行の強調方法を決めます。未達の行を強調するなら、色の意味を表の近くに書き、文字でも確認対象だと分かる表示を添えましょう。

最後に、数字の右側へ理由と次の確認先を書く欄を設けます。理由が分からない行は、推測で埋めず、未確認と書いて確かめる相手と担当を残します。完成例は対象期間を読んでから数字を左から追う順で確認し、続いて売上の各列に何を記入するかを見ていきましょう。

売上の予算・実績・差額・達成率を一覧にする

期間と売上の数え方をそろえたら、予算・実績・差額・達成率の順に列を並べます。金額と率を別の列に置き、同じ月の予算と実績から計算しましょう。

売上の記入例を左から確認する

数字は説明のための仮の例です。同じ基準で集計した月次売上を、対象期間、金額単位、予算、実績、差額、達成率の順に並べています。

対象期間	金額単位	予算	実績	差額	達成率
当月の月初〜月末	万円	100	80	−20	80%

左から読むと、当月の予算100万円に対し、実績が80万円だと分かります。差額の−20万円は、実績が予算を20万円下回ったことを示します。金額単位は万円なので、予算欄の100を100円として読まないようにします。

右端の達成率80%は、予算に対して実績が占める割合です。差額の列では不足した金額を、達成率の列では予算に対する割合を読みます。この行だけでは、売上が予算を下回った理由までは分かりません。

自社の表へ移すときは、対象期間と金額単位を先に書き換えます。予算が月全体、実績が月の途中までなら、そのまま月全体の結果として比べないようにします。予算と実績の対象期間を確かめてから、同じ単位で各列へ記入しましょう。

差額と達成率の計算欄を確かめる

この売上表では、差額を「実績−予算」で計算します。仮の例では80万円−100万円＝−20万円です。予算から実績を引く式にすると符号が逆になるため、差額の列全体で引く順番をそろえます。

達成率は「実績÷予算」で計算し、百分率で表示します。80万円÷100万円＝0.8なので、表示値は80%です。計算結果の0.8をそのまま表示した欄と、80%と表示した欄が混ざっていないかを確かめます。

達成率と、予算に対する差額の割合を表す差異率は区別します。この例の差異率は「差額÷予算」で−20%です。達成率80%とは意味が異なるため、既存の表に率の列があれば、列名だけでなく計算式も見比べましょう。

予算が0の場合は、0で割る達成率を計算せず、「対象外」と記します。実績が集計済みなら、差額は実績から予算0を引いて求めます。率を出せないことと、実績の金額が分からないことは分けて扱います。

実績が未集計なら、実績欄を0で埋めず、「未集計」と記します。差額と達成率も未集計として、集計済みの行と区別しましょう。計算する行と未集計の行を分けたら、見出しや単位、強調する色の意味もそろえていきます。

色・単位・見出しをそろえ、確認する行を示す

列を並べたら、見出しと単位をそろえてから、確認する行に印を付けます。FAZOMでは、色の意味を表の近くに書き、文字のラベルも添える方法を提案します。

項目の見出しと単位をそろえる

対象期間と金額単位は、表の見出し付近にまとめて書きます。表を開いた人が、何月の売上を、どの単位で比べるか読めるようにしましょう。列ごとに単位が違う表は、金額の単位をそろえてから表示を整えます。

列名は「予算」「実績」「差額」「達成率」にそろえる案です。同じ意味の列に「計画」「目標」などの別名がある場合は、使う言葉を決めます。次は、表記がそろっていない表を直すための説明用の作例です。

表記がそろっていない例	整えた例
対象月の記載なし	見出し付近に「対象期間：当月の月初〜月末」
円と万円の混在	金額を万円に統一、見出し付近に「金額単位：万円」
同じ意味で「予算」「計画」を併用	列名を「予算」に統一
「達成率」と単位のない率の列	列名を「達成率（%）」に統一

今の表に対象月がなければ、まず期間を書き足します。円と万円が混ざっていれば、金額を同じ単位へ換算します。単位の文字だけを書き換えず、数値もその単位に合うか確かめましょう。

金額欄は桁区切りと小数点以下の桁数もそろえます。列幅は、見出しと金額の末尾が隠れない幅に調整します。予算・実績の隣に差額を置いたまま、会議で使う画面で期間と単位、列名を読めるか確かめましょう。

強調する行を決め、色の意味をそろえる

色を付ける前に、会議で確認する行の条件を決めます。月次売上が予算を下回った行を確認するなら、その行を強調する案です。担当者ごとに色の意味を変えず、表の近くに強調の条件を書きましょう。

Microsoft サポートの条件付き書式の説明では、Excelでセルの値に応じた書式ルールを設定できると案内しています。^[2]画面やメニューは利用環境で異なるため、使っているExcelの表示を確かめます。

配色の作例として、未達の行を淡い色と枠で示します。売上の結果には「未達」、理由をまだ確かめていない欄には「未確認」と文字で添えます。表の近くにも、それぞれの印の意味を書き、色だけで区別しないようにしましょう。

設定後は、確認する行に印が付き、ほかの行と見分けられるかを確かめます。未達の印は確認する行を示すために使い、理由まで分かった印として扱わないようにします。続いて、その行の理由と次の確認先を会議で記入していきましょう。

参考：条件付き書式を使用して Excel 内の情報を強調表示する｜Microsoft サポート

営業会議で差額の理由と次の確認先を記録する

予実管理表の理由欄には、確かめたことと、まだ分からないことを分けて記入します。月次の営業会議では、上司が担当営業に根拠を聞き、未確認の事項には次の確認先と担当者を残しましょう。

確認済みの理由と未確認の事項を分ける

以下は、月次営業会議で理由欄を書く場面の会話作例です。FAZOMでは、上司が担当営業に記録を聞き、確かめた範囲だけを確認済みとして記す方法を提案します。材料がない理由は、未確認と書いて扱いを分けます。

会議では、予実管理表の未達行と、その説明に使う営業記録を開きます。受注予定の変更が記録にあれば、対象の案件と変更内容を確かめましょう。その記録だけで、月全体の未達理由まで分かったとは扱いません。

回答に記録が伴えば、理由欄には確認済みの内容と記録の場所を残します。材料がなければ、理由は未確認と記します。確認する項目と上司の質問を、次の表のように対応させましょう。

営業会議で、理由と次の確認先を記入するための質問例

記入する項目	上司の質問
理由	差額について、今分かっていることは何ですか？
確かめたこと	この理由は、どの記録で確かめましたか？
次の確認先・担当	次は誰が、誰に何を確かめますか？

表の「理由」には差額についての説明を、「確かめたこと」には記録で分かった内容を書きます。「次の確認先・担当」には、未確認の事項を誰が誰に聞くかを残します。確認済みの説明と推測を、同じ欄で混ぜずに記入しましょう。

次に確認する相手と担当者を記録する

未確認の理由には、確かめる記録、確認する相手、聞きに行く担当者を添えます。「担当者に確認」だけでは、誰が動くか分かりません。確認先の名前や役割と、実際に確認する人を分けて記入しましょう。

記入作例として、受注予定の変更が未確認の行を考えます。理由欄には「受注予定の変更は未確認」、確認する記録には「対象案件の営業記録」と書きます。確認先は「案件の担当者」、確認する担当は「会議に参加した担当営業」と記します。

上司は「次は誰に何を確かめますか」と聞きます。確認先が決まらない場合は、その相手を誰が調べるかまで決めましょう。理由が未確認でも、確認先を調べる作業と担当者は記入します。

会議中に材料がそろわなければ、理由欄の「未確認」を残して終了します。後から記録を確かめた担当者が、分かった内容と記録の場所を追記しましょう。理由欄とは別に、数字の記入状況も更新前に確かめます。

更新前に空欄・見込み・集計期間を確認する

予実管理表を更新する前に、実績欄の空欄が何を意味するか確かめます。未集計、確認済みの実績、これからの見込みを分け、対象期間をそろえてから数字を記入しましょう。

更新前に実績欄が記入済みか確認する

実績欄が空いている場合は、集計を終えているかを先に確認します。未集計なら「未集計」と記し、売上がないと確認した場合の0と分けましょう。空欄を見ただけで0を入力せず、集計を担当する人に確かめます。

次の表は、空欄の扱いをそろえるための記入作例です。実績を確かめていない行は未集計と記し、達成率も未集計として残します。売上がないと確認済みの行に限って、実績欄へ0を入れます。

実績の記入状況に応じた表示例

確かめた内容	実績欄	達成率欄
実績の集計前	未集計	未集計
予算あり・売上なしを確認済み	0	0%
予算0・実績は集計済み	確認済みの実績値	対象外

「未集計」と「対象外」は、分けて表示しましょう。未集計は、実績を確かめてから計算する行に使います。予算0の行は、実績が分かっていても達成率の対象外とし、未集計を示す表示とは区別します。

数値欄に文字を入れない運用なら、記入状況を示す欄を隣に設けます。数字だけを見て、未集計の行を計算へ含めないようにしましょう。更新前に自社の空欄の扱いを決め、表の注記にも同じルールを残します。

見込みの数字と確定した数字を分ける

確定した実績と、今後の売上見込みは別の欄に記入します。実績が未集計だからといって、見込みの数字で埋めないようにしましょう。FAZOMでは、欄の見出しにも「確定実績」「売上見込み」と明記する方法を提案します。

記入作例では、当月の確定した売上を実績欄へ入れます。受注予定を基にした金額は、見込み欄へ分けて記します。翌月の見込みも扱う場合は、当月の見込みとは期間を分け、どの月の数字かを見出しに添えましょう。

会議前には、上司が対象期間、実績の集計状況、見込み欄の期間を確認します。更新日だけで集計期間を判断せず、表に書かれた期間も確かめましょう。更新した担当者は、どの期間のどの欄を直したか説明できるようにしておきます。

表に載せる数字そのものを見直す場合は、売上目標に対して何を確かめるかを決めます。指標選びから整理する必要があるときは、営業KPIを売上目標から決める手順を参照してください。

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まとめ｜今の予実管理表で直す箇所を選ぶ

予実管理表を直すときは、期間と売上の数え方から確かめましょう。次に、予算・実績・差額・達成率の列を並べます。見出し・単位・色の意味をそろえ、理由と次の確認先を書く欄を設けます。

営業会議では、上司が担当営業に理由の根拠を聞きます。記録で確かめた理由と、未確認の理由を分けて書きましょう。材料がない場合は推測で埋めず、確かめる相手と担当を残します。

まずは今の表を開き、予算と実績の対象期間を見比べてください。売上の記入例に沿って、自社の表で直す列や表示を選びましょう。