顧客管理ツールのおすすめを比較し、無料範囲と運用体制を確認する方法

▼ この記事の内容

ランキングを候補発見の入口にとどめ、利用者、記録、代理、権限、移行、費用の条件を一枚に整理します。確認できた公式条件と架空の記入例を分け、試行と見積もりに進むための質問をそろえます。

おすすめの顧客管理ツールを探している方に向けて、HubSpot・Zoho Bigin・kintoneの公式条件を、無料枠と権限の観点から比較します。顧客管理ツールのランキングは候補を知る入口になります。ただし、順位だけでは、誰が入力・閲覧・訂正を担うか、無料枠に何が数えられるか、移行や連携に誰が対応するかまでは決まりません。

少人数の営業組織では、営業担当だけでなく、確認する上司や不在時の代理も含めて利用条件をそろえることが大切です。本記事では、確認できた公式条件と架空の記入例を分けながら、採用前に残す質問を整理します。

候補ごとの利用条件を同じ表で確認し、試行する操作と見積もりを依頼する範囲を決めましょう。

顧客管理ツールは利用者と業務に合わせて候補を絞る

候補を比べる前に、誰がログインし、どの情報を記録し、誰が確認や訂正を行うかを整理します。利用者数だけを無料・有料の結論にせず、役割ごとの操作も質問に含めます。

利用者と管理する情報を整理する

営業担当が2人でも、上司が確認し、欠勤時に別の人が訂正するなら、必要な利用条件は2人分だけではありません。顧客名、担当、次の作業、確認待ちを誰が見て直せるかを候補先へ確認します。

確認すること	架空企業「青葉機器」の記入例	次に確かめる人
利用する役割	営業2人、上司1人、代理1人	営業企画
管理する情報	既存顧客の更新連絡と追加拠点の相談	営業と上司
残る質問	閲覧・訂正・代理に必要な利用条件	設定担当

必要な4人分のログイン条件を確認し、営業・上司・代理それぞれが行う操作を分けて質問してください。

公式の利用条件を比較する

確認できた条件は、優劣を付けずに比較表へ置きます。HubSpotの無料CRMは最大2ユーザー・1,000コンタクト、利用期限なしと案内しています（2026年9月15日確認）。

候補	確認できた公式記載	採用前に残す質問
HubSpot 無料CRM	最大2ユーザー、1,000コンタクト、利用期限なし	追加の役割・操作・対象プラン
Zoho Biginの料金ページ	無料枠は1ユーザー・500レコード	レコードに含まれる情報と有料条件
kintoneのアクセス権ヘルプ	アプリ・レコード・フィールドで閲覧・編集範囲を設定できる	自社の役割での設定・試行

コンタクト数と、活動やメモを含むレコード数は数える対象が異なります。有料プランの金額は、必要な人数・操作・連携先を指定して見積もりを依頼してください。

参考：HubSpot 無料CRM｜HubSpot／料金とプラン｜Zoho Bigin／アクセス権の設定｜kintone（2026年9月15日確認）

顧客管理と営業活動に必要な機能を分けて選ぶ

顧客情報を残すことと、営業案件を進めることは重なる部分があります。まず、変えたい業務と会議で確認したい情報を対応させると、候補名だけの比較を避けられます。

CRM・SFA・名刺管理・MAの役割を整理する

分類	主に扱う情報	最初に確認する場面
CRM	顧客情報と接点履歴	担当変更後も経緯を確認する
SFA	営業活動、案件、次の作業	商談の進み方を確認する
名刺管理	接点情報と所属情報	展示会や紹介の情報を整理する
MA	配信と反応の記録	見込み顧客への案内を管理する

同じ製品が複数の役割を持つこともあるため、名称だけで一つの分類に固定しません。営業ツールの役割を整理する考え方を参照し、どの業務の記録を先に整えるか決めます。

営業AI・営業DX セールステックカオスマップ｜課題逆引き7分類

Excel継続と移行の条件を同じ基準で確認する

Excelを使い続けるか移行するかは、人数だけでは決まりません。最新版、変更履歴、共有範囲、確認待ちの扱いが、現在の運用で無理なく確認できるかを同じ条件で見ます。

移行する場合も、現在の列をすべて複製するとは限りません。顧客管理の項目と導入前の質問を参考に、会議で使う項目と保管だけが必要な項目を分けます。

営業AI・営業DX 顧客管理とは？記録項目・更新ルール・ExcelとCRMの選び方を解説

入力と確認を兼務できる範囲を記入例で確認する

候補を絞る際は、担当者が不在でも必要な記録を読み、確認や訂正を引き継げるかを比べます。必要な操作ができない場合は、プラン変更や設定で解消できるか、その費用と担当者の作業量を確認するまで採用を保留します。導入前の試行では、入力できるかだけでなく、確認・訂正・代理が必要な場面を分けます。以下は顧客との会話と操作確認の架空例です。

発言・次の担当・確認待ちを分けて管理する

欄	架空の記入例
顧客役の発言	本社の保守は続ける予定。支店も対象にできるか知りたいが、予算は未定
確認済み	継続意向と支店の適用条件への質問
確認待ち	正式承認、予算、意思決定者
次の担当	営業の佐藤が対象範囲の質問を準備
期限	9月18日までに社内で確認する予定

営業側の見立てを、顧客の正式な承認と同じ欄に置かないことがポイントです。9月18日は社内の準備期限であり、顧客が回答や契約を約束した日とは分けて管理します。

不在時の確認方法と訂正手順を試す

主担当が不在の日に、代理が必要な情報を読み、許可された範囲で訂正できるかを試験用データで確認します。kintoneの公式ヘルプでは、アプリ、レコード、フィールドの3つのレベルでアクセス権を設定できると説明しています（2026年9月15日確認）。

試す場面	架空の観察	次の確認
更新相談を登録	状態が受注に初期設定され、未承認を選べなかった	状態の選択肢と初期値。正式承認前は受注に計上しない
営業が価格欄を開く	非公開としたい仕入原価が見えた	役割別の閲覧範囲と設定方法
代理が確認欄を更新	記録は読めたが確認欄を更新できなかった	編集権限と必要プラン
顧客待ちを一覧で確認	自社未対応と返答待ちが同じ状態になった	状態の定義と表示
連携を止めて再送	失敗通知先が退職者のままだった	通知先・代理・再送手順

試行用の役割とデータで、閲覧・訂正・通知を場面ごとに確認します。実際の運用へ設定を反映する前に、必要な情報だけが見え、担当者と代理が作業を引き継げるか確かめてください。

参考：アクセス権の設定｜kintone（2026年9月15日確認）

導入前に移行・連携・設定変更の担当を決める

移行や連携は機能名だけで判断せず、対象データ、更新の向き、失敗したときの担当を決めます。確認担当が不明なままでは、比較表のチェックだけが残りやすくなります。

移行する記録と残す記録を照合する

稼働中の顧客と終了した案件を同じ扱いにせず、移す対象、保存する対象、照合方法、差分の戻し方を分けます。保存期間と出力範囲は、自社の保管方針と対象記録に適用される要件を担当者へ確認します。

確認項目	記入する内容	担当
移行対象	稼働中の顧客と進行中の相談	設定担当
保管対象	終了案件と添付の保存方針	情報管理担当
照合	項目対応、件数、欠落の確認方法	営業企画
戻し方	照合できない記録が残る場合の保留手順	責任者

連携の方向と失敗時の対応を確認する

メール、予定、会計、チャットとの連携は、名前があるだけで双方向・全項目・即時・無料とは限りません。何をどちらへ送るか、更新主体、重複、再送、外部サービスの契約条件を候補先へ質問します。

連携が失敗した際に誰が通知を受け、どの記録を確認し、いつ再送するかも表に残します。連携の可否を自社環境で検証していない段階では、対応済みとして扱いません。

無料範囲と運用費用を分けて見積もる

無料枠の表示と総費用の見積もりは別の作業です。人数、記録、利用期間、設定作業、追加機能、終了時の対応を同じ条件でそろえます。

利用人数と記録数の数え方をそろえる

Biginの500レコードを、500件の顧客情報と同一視することはできません。Biginの公式料金ページでは、連絡先に加え、組織、パイプライン、活動、製品、メモの情報行もレコードに含まれると説明しています（2026年9月15日確認）。

利用者数と記録量を別々に確認します。HubSpotのコンタクト数とBiginのレコード数では対象情報が異なるため、同じ件数の上限として比較しないでください。無料トライアルと無料プランの違い、閲覧者・管理者に必要な条件も確認します。

参考：料金とプラン｜Zoho Bigin／HubSpot 無料CRM｜HubSpot（2026年9月15日確認）

利用料・設定費・継続費と便益を分けて考える

区分	架空の記入状態	比較時の扱い
利用料	見積待ち	未取得を0円にしない
初期移行・設定	担当を確認中	社内作業と有償支援を分ける
継続作業	確認・訂正・代理が必要	測る対象と期間を決める
解約・書き出し	条件未取得	形式、期限、追加費用を質問する
ROI	未測定	費用と根拠のある便益がそろうまで数値を置かない

見込みの時短や避けられたかもしれない失注を、実現した売上や利益として合計しません。料金、設定、連携、終了時の条件が未取得なら、ROIは未測定のまま残します。

次は開始から12か月を対象とした、税抜・円建ての架空計算例です。金額と工数は仮定なので、候補の見積もりと自社の測定値へ置き換えてください。

項目	仮定	計算と扱い
初期設定の外部支払	30,000円	初回だけの支払
追加の月額利用料	月8,000円を12か月	8,000 × 12 = 96,000円
確認できた支払の小計	初期＋継続	30,000 + 96,000 = 126,000円
連携・終了時の費用	未取得	小計に含めず、総額確定としない
社内作業	初期6時間＋月1時間を12か月	計18時間。社外支払と別記
社内時間の参考換算	1時間2,000円と仮定	18 × 2,000 = 36,000円相当。追加賃金の支払とは分ける

導入支援に含まれる移行作業や、継続作業に含まれる確認時間を二重に加算しないようにします。全案に共通する既存ツール費用は別掲し、解約できるか未確認の費用を削減額として差し引きません。

ROIを計算する場合は、同じ期間の根拠がある便益から対象費用を差し引き、その費用で割る範囲を定義します。社内工数を費用に含めるかも先に決めます。この例では便益を測定していないため、ROIの数値は置きません。

現場・管理職・経営者の確認事項を一枚にまとめる

同じ候補でも、現場、管理者、情報管理、経営・経理、購買では確認したいことが異なります。回答済みのことと未回答のことを一緒に共有すると、採否を急いで決めずに済みます。

役割ごとの根拠と未回答事項を残す

役割	確認すること	未回答の例
現場	入力と訂正の手間	日報との二重作業
管理者	確認対象、頻度、代理	不在時の編集範囲
情報管理	権限、連携、出力	移行時の欠落照合
経営・経理	同期間の総費用と便益	有料条件と工数
購買	契約、解約、書き出し	形式と追加条件

本文の比較表で候補への質問を整理したら、現場・管理者・情報管理・経理で回答を持ち寄ります。会議では、採否と残る条件を一枚にまとめ、確認が必要な役割には操作・権限・費用の詳細ページを渡すと、同じ質問を繰り返さずに済みます。役割ごとの確認項目と架空の記入例は、顧客管理ツールの導入判断票（PDF）にもまとめています。未回答の項目には、次に質問する担当者と確認期限を残してください。

選定理由と利用条件をあわせて共有する

共有用の一枚には、「導入承認」「試行待ち」「条件確認中」のいずれかと、その理由を併記します。候補の名前だけを渡すのではなく、利用役割、確認期限、未取得の費用、設定担当を並べます。

判断	架空の記入例	次の行動
現時点の採否	条件確認と試行を行う判断	候補先へ質問票を送る
必ず解消する条件	代理の訂正、全役割の利用条件、書き出し、総費用	上司と設定担当が確認
次の社内期限	9月22日までに質問票を準備	営業企画が共有

9月22日は質問票を準備する社内期限の仮定です。提供会社の回答予定日や顧客との合意日とは別に記録してください。

導入後は更新状況と営業成果を分けて確認する

導入後に見る数値は、運用が続いているかを示すものと、営業上の出来事を示すものに分けます。前後の変化だけで、ツールが売上を生んだとは判断しません。

更新・確認・停滞を同じ対象と期間で記録する

確認指標	定義の記入例	解釈の限界
期限内更新	更新が必要な記録のうち期限までに更新された記録	全顧客数を分母にしない
確認実施	予定した対象を主担当または代理が確認した割合	画面を開いただけを完了にしない
停滞	自社の次の作業が期限を過ぎた案件と顧客待ちを分ける	顧客待ちを放置と断定しない
リードタイム	同じ開始・終了イベント、対象案件、期間で比較する	未決着は別に残し、終了案件だけの平均を全案件の成果にしない
更新・受注	更新契約と追加商談の受注を別に記録する	前後比較だけでは因果を判断しない